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Digitalisierung: Bei Travel & Expense gibt es noch viel Luft nach oben

Reisekostenabrechnung Spesen
Reisekostenabrechnung Foto: iStock/Chainarong Prasertthai

Travel Management und Kostenkontrolle stehen unter Druck. Digitalisierung könnte viele Prozesse vereinfachen. Doch erst in Krisenzeiten spüren die Unternehmen, wie viel bis dato verschleppt wurde.

Weniger Dienstreisen, hohe Reisekosten, Sparzwang und viel Papierkram: Reise- und Spesenmanagement stehen derzeit vor großen Herausforderungen, um einerseits die Unternehmensziele zu erfüllen und andererseits Geschäftsreisen für die Betroffenen so reibungslos wie möglich zu machen.

Die Pandemie hat der Digitalisierung einen Schub verliehen, doch zugleich die Versäumnisse bei der Digitalisierung freigelegt. Eine von Amadeus Cytric Solutions bei Forrester Consulting in Auftrag gegebene internationale Studie unter 525 Top-Entscheidern benennt die Defizite deutlich.

Papier statt Cloud

Noch wenden die meisten Firmen altmodische Travel-& Expense-Managementmethoden (T&E) an. Dabei ist das Travel Management schon weiter bei der Digitalisierung als die Reisekostenabrechnung, die nicht selten noch auf Papiertabellen erledigt wird. Nur 15 Prozent der Befragten gaben an, cloud-basierte T&E-Lösungen anzubieten.

Manuelle Spesenabrechnung

Von den von Forrester befragten IT- und Controlling-Entscheidern antworteten zwischen 21 Prozent und 30 Prozent, das verschiedene Aufgaben des T&E Managements in ihrem Unternehmen komplett manuell abgearbeitet werden.

Cloud ja, Integration naja

Von den 525 Studienteilnehmern gaben nur 85 an, eine cloud-basierte Lösung beim T&E-Management zu haben. Aber nur 60 Prozent davon sagten, dass ihre Firma eine integrierte Plattform für TM und Spesenmanagement habe. 32 Prozent hatten teilweise integrierte Lösungen für zwei unterschiedliche Tools, und acht Prozent benutzten zwei unterschiedliche Tools ohne jegliche Einbindung in andere Systeme.

Kaum Einbindung mit anderen Tools

Eine integrierte Plattform für TM und Spesenmanagement ist gut, aber sie wäre noch besser, wenn sie mit anderen Tools wie Kalender, E-Mail etc. korrespondieren würde.  Das ist jedoch selbst bei den 51 Unternehmen mit einer integrierten T&E-Management-Plattform selten der Fall, und wenn, dann funktioniert es nicht reibungslos.

Teure Handarbeit

Die mangelnde Integration von Tools und der noch relativ niedrige Stand der Digitalisierung kommen die Unternehmen teuer zu stehen. Aus den Angaben der von Forrester befragten Manager ergab sich für die gesamte Organisation einer Dienstreise ein Aufwand von 13,6 Arbeitsstunden im Schnitt. Die meiste Zeit vergeht mit der Reisebuchung durch Mitarbeiter, Reisebewilligung durch Manager und Spesenabrechnung. Am meisten Zeit kostet der Abrechnungsvorgang sowie die Spesenerstattung.

Lesen Sie die Studie

(thy)

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