Digitales Spesenmanagement spart Firmen Milliarden

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Mit neuester Technologie beim Ausgabenmanagement könnten Unternehmen teure Mitarbeiter für andere Aufgaben als Abrechnung einsetzen und durch besseres Reisekostenmanagement pro Jahr über zwei Milliarden Euro einsparen.

Bei der Modernisierung der Reisekostenabrechnung ist noch reichlich Luft nach oben. Nicht selten herrscht das System „Zettelwirtschaft“ und gesammelte Quittungen, Belege und Rechnungen werden in Papierform eingereicht und abgerechnet. Nun wollte Amadeus wissen, wie hoch die wirtschaftlichen Vorteile wären, wenn die Industrie die neueste Technologie für ein End-to-End-Ausgabenmanagement einsetzt. Beauftragt wurde dazu dasCentre for Economic and Business Research (CEBR).

Auf der Grundlage von Untersuchungen mit Geschäftsreise- und Finanzteams großer Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und in den USA fand die Studie heraus, dass ein umfassendes Reisekostenmanagement in Deutschland in zwei Bereichen vorteilhaft wäre:

1)    Mehr Produktivität bei Reisenden, Managern und Finanzteams. Durch die Digitalisierung des Reisekostenmanagements werden über zwei Stunden pro Abrechnung eingespart, was rund 39 000 Vollzeitbeschäftigten und 2,3 Milliarden Euro an Bruttowertschöpfung entspricht.      

2)    Mehr Effizienz im Bereich der direkten Reisekosten führen zu Einsparungen in Höhe von 2,2 Milliarden Euro oder 6,8 Prozent der direkten Reisekosten von Großunternehmen in Deutschland. Erzielt wird das durch weniger Betrug, Fehler sowie konsequentere Anwendung der Reiserichtlinien.

Digitalisierung gleich Transparenz gleich Kontrolle

Der Fokus der Digitalisierung liegt vor allem auf dem End-to-End-Reisekostenmanagement. Es bedeutet, dass Geschäftsreisende eine virtuelle Karte und ein vorher vereinbartes Budget fürs Bezahlen, Abrechnen und Verwalten benutzen. Die virtuelle Karte wird auf dem Smartphone des Reisenden gespeichert, so dass er auf der Reise mit dem Budget des Unternehmens problemlos bezahlen kann. Der Nutzen eines solchen Systems liegt auf der Hand:

1) Abrechnung, Prüfung und Erstattung: komplett automatisierter Abgleich von Zahlungen und Buchungen. Mit einer einzigen Quelle für ausgabenbezogene Daten können Unternehmen neue Technologien wie KI einsetzen, um Reisekosten automatisch zu prüfen. 

2) Kontrolle, Budgetierung und Prognose: größere Kontrolle der Reisekosten im Voraus, monatliche Schätzungen der Spesenhöhe entfällt. Die Finanzteams können die Ausgaben auf der Grundlage der bereits zugewiesenen Budgets für die virtuelle Karte genau nachvollziehen.

3) Rückforderung der internationalen Mehrwertsteuer: vereinfachte Rückforderung der Mehrwertsteuer, da alle spezifischen Positionen aus Hotel- und anderen Belegen transparent gespeichert sind.

„Schätzungen zufolge werden Unternehmen in diesem Jahr weltweit über eine Billion US-Dollar für Geschäftsreisen ausgeben. Durch die Möglichkeit, diese Investitionen besser zu kontrollieren, indem sie im Voraus festgelegte Reisebudgets vereinbaren und durchsetzen, dürften großen Unternehmen in den vier Märkten im Durchschnitt mehr als acht Prozent der direkten Reiseausgaben einsparen“, erklärt Owen Good, Head of Economic Advisory des CEBR.

Die Studie vom Amadeus: Das Centre for Economics and Business Research (CEBR) stützte sich bei der Erstellung seiner Wirtschaftsmodelle auf eine Umfrage unter mehr als 1000 Entscheidungsträgern aus den Abteilungen Finanzen und Geschäftsreisen in *großen Unternehmen (ab 250 Mitarbeitern) in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und in den USA.

(thy)

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