Reisevorbereitung: Typische Anfängerfehler auf einer Geschäftsreise

Der Geschäftsreiseverkehr nimmt zu. Foto: iStock/GoodLifeStudio

Die ersten Geschäftsreisen für die Firma in ein gänzlich fremdes Land nimmt man besser nicht auf die leichte Schulter. Selbst wer nur wenig Zeit hat, sollte seine Hausaufgaben machen.

Der Erfolg eines Businesstrips steht und fällt mit der guten Vorbereitung. Denn abgesehen vom geschäftlichen Nutzen der Reise, die das Unternehmen erwartet, können die Ausflüge in die weite Welt schon an der einfachsten Logistik scheitern. Das Global Crisis Management Team von BCD hat sechs Anfängerfehler ausgemacht, die schon so manchem Geschäftsreisenden unterlaufen sind und die Reise erheblich erschwert haben:

Einreise scheitert wegen Formfehler:

Fitte Reiseabteilungen in Firmen kennen natürlich die einzelnen Pass- und Visumsvorschriften und helfen weiter. Das erste wäre auf die Gültigkeit des Reisepasses zu achten, mindestens ein halbes Jahr sollte er noch laufen, um auf der sicheren Seite zu sein. Dabei könnte man auch gleich nachsehen, ob der Pass ein Visum eines „verbotenen“ Staats enthält. Israel und Iran zum Beispiel sind nicht kompatibel. In so einem Fall hilft nur ein Zweitpass. Das Visum ist der nächste Punkt. Der Antrag muss rechtzeitig gestellt werden. Egal ob online oder analog, Diktaturen und Schwellenländer leisten sich oft eine ausgeklügelte Bürokratie, deren Vorschriften unbedingt beachtet werden sollten. Viele Länder verlangen ein Business-Visum. Gesundheitsvorschriften – in erster Linie Impfungen – haben vor allem seit Corona neue Bedeutung gewonnen.

Streiks, Unruhen verhindern Reiseverlauf:

Ignoranz wird gerne auch mal durch böse Überraschungen bestraft. Ein bisschen Landeskunde (Sitten, Klima, Kultur) und Nachrichten helfen, um mitzubekommen, ob Wahlen oder ein sportliches Großereignis anstehen. Ein Blick auf die Reiseseiten des Außenministeriums lohnt sich ebenfalls. Niemand muss über das Geschäftsreiseziel eine Doktorarbeit schreiben können, aber man sollte wissen, was für eine Art Regierung gerade regiert. Schließlich will man ja nicht in Kalamitäten kommen.

Medikamente werden beschlagnahmt:

Einige Länder haben strenge Vorschriften für die Einfuhr bestimmter Medikamente, selbst wenn diese zu Hause frei verkäuflich sind. Wer bestimmte Arzneien nehmen muss, sollte sich erkundigen, welche Dokumente er benötigt, um sie einführen zu dürfen. Arztbriefe oder Rezepte, aus denen der Gesundheitszustand, die Notwendigkeit der Medikamente und die verschriebene Dosierung hervorgehen, sind nützlich. Manche Länder verlangen, dass die Medikamente in ihrer Originalverpackung verpackt sind. Umgekehrt: In manchen Staaten wie etwa Kuba herrscht eklatanter Medikamentenmangel. Selbst einfache Schmerzmittel sind nicht immer zu bekommen. Wer also Medikamente nehmen muss, sollte ausreichend mitnehmen.

Datensicherheit ignorieren:

Geschäftsreisende können und sollten Maßnahmen ergreifen, um internetfähige Geräte auf Inlands- oder Auslandsreisen zu sichern, damit sie weniger anfällig für Cyberangriffe sind. Die einfachste Maßnahme beginnt schon einmal damit, dass man nie in öffentliche WLAN-Netze geht. Am sichersten ist immer noch die Benutzung eines VPN-Netzwerks. Wer ein Satellitentelefon mitnehmen will, fragt nach, ob das am Zielort erlaubt ist.

Notfallkontakte verschlampen:

Kontaktinformationen für Notfälle sollten jederzeit verfügbar und im Falle eines Vorfalls leicht auffindbar sein. Zugleich müssen sie immer aktuell sein. Geschäftsreisende sollten die Kontaktinformationen der Firma und die Richtlinien für Notfallmaßnahmen, die primären und sekundären Notfallkontakte, relevante medizinische Informationen und Versicherungsdetails aufbewahren. Neben dem digitalen Zugriff über ein Gerät oder die Cloud ist eine gedruckte Kopie ein sicheres Back-up.

Kreditkartenakzeptanz nicht gecheckt:

Der Trend geht eindeutig zur bargeldlosen Bezahlung. Aber nicht jede Kreditkarte ist in jedem Land akzeptiert. Auch mit dem Handy kann man noch lange nicht überall bezahlen. Es ist also ratsam, immer auch Bargeld in der Landeswährung mitzunehmen bzw. vor Ort am Automaten zu ziehen.

(thy)

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