Explodierende Reisekosten: Spartipps für Jedermann

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Während spätestens seit dem russischen Angriff auf die Ukraine Hotel- und Flugpreise explodieren, treten zugleich viele Unternehmen wegen der multiplen Krisen auf die Kostenbremse. Gespart wird auch bei den Reisekosten.

Die Unsicherheit angesichts der vielen weltweiten Krisen lassen viele Unternehmen vorsichtiger agieren. Die natürliche Reaktion ist erst einmal, die Ausgaben einzufrieren, wenn nicht gar zurückzufahren. Das Problem dabei: Travel Manager müssen mit weniger Budget bei rasant steigenden Preisen oft den unverändert gleichen Anforderungen gerecht werden. Wer sich in einer solchen Lage befindet, sollte sich der Geschäftsreiseplattform Travelperk zufolge diese potenziellen Sparoptionen kennen:

Besser Bus, Bahn, Auto oder Flugzeug?

Wer sparen will, muss immer und alles vergleichen. Das beginnt schon bei der Wahl des Verkehrsmittels, bei der zwischen Bahn, Auto oder Flieger nach den Koordinaten Preis, Reisedauer und CO2-Fußabdruck abzuwägen ist. Busse mögen ebenfalls günstig sein, aber in den seltensten Fällen dürften sie in Frage kommen. Es sei denn man mietet für ein ganzes Team so ein Gefährt an.

Spürbare Einsparungen kommen zustande, wenn die Mitarbeiter nicht mehr nur Business Class fliegen. Auf kurzen Strecken in der Eco-Klasse zu sitzen, ist jedem zumutbar. Auf Langstrecken allerdings sollte es schon bei der Business Class bleiben. Welche Klasse auf welchen Flugstrecken gebucht werden muss, lässt sich in den Reiserichtlinien festlegen.

Alternativ nächtigen

Die reisenden Mitarbeiter immer in den gleichen Hotelketten absteigen zu lassen, lohnt sich nur, wenn die Konditionen den Sparvorgaben wirklich entsprechen. Wer sich schon im Vorfeld festlegt, dem fehlt die Flexibilität, auf Angebote und alternative günstigere Unterkünfte umzusteigen. Airbnb und Serviced Apartments sind oft preiswertere Varianten, die zudem bei längeren Aufenthalten den Vorteil von Küchenzeilen und mehr Platz haben. Zudem: Je besser die Lage des Hotels, desto höher der Preis. Wer weiß, wo getagt oder konferiert wird, sieht einfach mal auf Google Map, ob die teure Innenstadtlage überhaupt nötig ist.

Reiserichtlinien sind bindend

Jeder ach so kleine Betrieb sollte, wenn er mehr als einen Mitarbeiter hat, eine Reiserichtlinie haben. Denn die Angestellten müssen wissen, auf welchem Portal sie suchen dürfen, wie teuer das Zimmer sein darf und welche Flugklasse erlaubt ist. Auch Sonderfälle wie zum Beispiel eine Ad-hoc-Reise sollten geregelt sein. Denn Unwissenheit löst Unsicherheit und Stress aus. Ideal ist natürlich, wenn Angestellte nur noch in die entsprechende Reisemanagement-Plattform mit den bereits eingepflegten Reisevorgaben der Firma ihre Daten eingeben müssen.

Zwei Dinge gelten für Reiserichtlinien: Sie sollten verständlich formuliert sein und es muss darauf geachtet werden, dass sie von jedem eingehalten werden (Compliance!).

Flexibilität spart Geld

Wenn es sich nicht gerade um sofortige Trips wegen Krisen oder fester Messetermine handelt, dann sind die meisten Dienstreisenden flexibel beim Reisedatum. Ein oder zwei Tage vor oder nach dem ursprünglich angepeilten Datum können aber bei Flügen und Hotels schon einen ziemlich großen Preisunterschied ausmachen. Travelperk geht sogar von Einsparungen bis zu 50 Prozent aus. Angestellte könnten bereits in ihrem Reiseantragsformular neben ihrem bevorzugten Termin gleich noch Alternativdaten angeben.

Gemeinsam statt einsam fahren

Ein weiterer unnötiger Kostenpunkt sind die Fahrtkosten vom Airport oder Bahnhof zum Hotel oder Tagungsort. Ein Mietwagen oder tägliche Taxifahrten fallen schwer ins Gewicht. Noch dazu, wenn jeder von der Firma einzeln mit dem Taxi unterwegs zum selben Ziel ist. Also, auch das könnte in den Reiserichtlinien stehen, die Benutzung von ÖPNV wird bevorzugt oder man teilt sich ein Taxi, Uber oder Co. Das kommt die Firma günstiger und dem Klima weniger schädlich.

Regeln für die Spesenabrechnung

Große Unternehmen haben etablierte, oft vielfach erprobte Methoden, alles zu regeln – auch die Reisekostenabrechnung. Wer also keine Firmenkarte benutzt, weiß, was er zu tun hat. Bei kleineren Firmen ist das nicht immer der Fall. Doch um Zeit, Streit und Budgetprobleme zu vermeiden, sollte auch hier eine Spesenrichtlinie klare Vorgaben machen. Welche Ausgaben als Spesen abgerechnet werden dürfen, wie Belege und Quittungen abzugeben sind, bis wann eine Reisekostenabrechnung zu erfolgen hat.

(thy)

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