SAP Concur: Wie Business Traveller bei den Spesen schummeln

Geschäftsreisende schummeln vor allem bei der Angabe von Kilometern. Grafik: SAP Concur

Viele Geschäftsreisende nehmen es mit der Spesenabrechnung nicht so genau. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie von SAP-Concur. In Deutschland hat über die Hälfte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (53 %) nichts dagegen einzuwenden und ist damit im europaweiten Vergleich besonders sorglos (48 % in EMEA). Im Durchschnitt halten die deutschen Befragten es für akzeptabel, eine wissentlich falsche Abrechnung bis zu einem Betrag von 106 Euro einzureichen. In der Schweiz sind es sogar 54 Prozent, für 12 Prozent sind bis zu 100 CHF in Ordnung. Etwas ehrlicher sind offenbar die Österreicher: Dort finden nur 39 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter falsche Angaben bei der Reisekostenabrechnung ok, allerdings stufen sie im Durchschnitt Mehrangaben bis zu einer Höhe von 92 Euro als akzeptabel ein.

Deutsche Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verlieren durch Spesenbetrug jährlich rund 13.966 Euro. Bei Schweizer Unternehmen sind es rund 14.162 CHF und in Österreich 8.970 Euro.

Die häufigsten schummeleien:

• Aufgerundete Kilometerkosten (37 %)
• Aufgerundete berufliche Telefonrechnungen (27 %)
• Das Einreichen von privaten Restaurantrechnungen (29 %)
• Kosten für privat genutzte Büroausstattung (27 %)
• Alkoholische Getränke aus der Minibar (27 %)

Darum wird geschummelt:

• Als kleiner Ausgleich für nicht bezahlte Überstunden (20 %)
• Ausgleich für Mehrausgaben im Homeoffice (19 %)
• Die Summe ist so gering ist, dass sie aus ihrer Sicht keinen Schaden anrichtet (18 %)

Die meisten Geschäftsreisenden fallen ihrem eigenen Unwissen zum Opfer, aber einige handeln durchaus bewusst. Viele von ihrem lassen sich vom eigenen Verständnis von Gerechtigkeit leiten. Nur gut ein Drittel gibt an, dass die Reise- und Reisekostenrichtlinien in ihrem Unternehmen gut angepasst und fair sind (35 %).

Knapp ein Viertel der Reise- und Finanzentscheider gibt an, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken (je 22 %). „In vielen Unternehmen kostet es Travel Manager und Finanzteams viel Zeit und Ressourcen, Mitarbeiterausgaben zu prüfen. Gründe hierfür sind nicht nur fehlende Richtlinien, sondern auch der Mangel an entsprechenden Fort- und Weiterbildungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn Unternehmen hier ernsthaft nachjustieren, können sie Wissenslücken schließen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation.

Der vollständige Studienreport „Die verdeckten Kosten von Spesenbetrug und Compliance-Verstößen“ steht hier zum Download bereit.

Für die Studie hat das Marktforschungsinstitut Opinium Research im August und September 2.500 Personen aus Benelux, Deutschland, Frankreich, Italien, den Nordics, Österreich, der Schweiz, Spanien und dem Vereinigten Königreich befragt, die Finanz- oder Reiseentscheidungen treffen oder vor der COVID-19-Pandemie regelmäßig für geschäftliche Zwecke gereist sind.

sus

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