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Mittelstandsstudie 2022: Der Weg zur papierlosen Reise ist noch lang

Reiseabrechnung Quittung Belege
Foto: iStock/Pekic

So gerne Mitarbeiter wieder unterwegs sind, so lästig finden sie das Sammeln von Belegen. Die Mittelstandsstudie von SAP Concur zeichnet ein aktuelles Bild von der Digitalisierung im deutschen Mittelstand.

Die jährliche Mittelstandsstudie von SAP Concur zeigt, wie Unternehmen die Digitalisierung beim Reise- und Ausgabenmanagement gezielt für sich und ihre Mitarbeiter nützen können. So hat der Mittelstand in der Pandemie viel Geld in die IT-Infrastrukturen und in digitale Tools investiert.

Das hatte zur Folge, dass auch die Erwartungen der Mitarbeiter in Bezug der Möglichkeiten digitaler Anwendungen gestiegen sind. So gaben 40 Prozent der insgesamt 1542 Befragten an, dass sie ihrem Arbeitgeber gegenüber höhere Ansprüche beim Einsatz digitaler Tools stellen.

Gefordert: Apps, die das Reisen erleichtern

Virtuelle Meetings sind durch den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice zum Alltag bei vielen Mittelständlern geworden. Vier von zehn Mitarbeitende (42 Prozent) sind der Meinung, dass weitere IT-Lösungen zu einer Verbesserung virtueller Arbeitsumgebungen führen sollen. Das heißt aber nicht, dass dadurch Geschäftsreisen ersetzt werden sollen. Im Gegenteil, ein gutes Drittel der Befragten (35 Prozent) erwartet, dass Apps bereitstellt werden, die Geschäftsreisen vereinfachen. Hohen Informationsbedarf gibt es gerade in aktuellen Krisen wie Flugchaos, weltweite Krisen oder Pandemieregeln.

Gewünscht: Papierbelege abschaffen

Digitale Lösungen erleichtern bei der Reisekostenabrechnung das Leben enorm. Immerhin bei einem Drittel der Unternehmen aus dem Mittelstand (32 Prozent) können eingescannte Belege schon digital eingereicht werden. Allerdings ist ebenfalls bei einem Drittel (33 Prozent) das Einreichen von Quittungen für Reisekosten und Spesen bis dato nur in Papierform möglich. Doch Papierbelege können für immer verloren gehen – vor allem unterwegs. 17 Prozent der befragten Mitarbeiter geben sogar an, deswegen auf Kosten sitzenzubleiben.

Erhofft: Zügige Reisekostenerstattung

Die Abwicklung der Geschäftsreise endet nicht mit der Rückkehr: Zurück im Büro muss sich einer von vier Befragten (26 Prozent) relativ lange mit der Reisekostenabrechnung beschäftigen. Dabei werden Abrechnungen nicht selten beanstandet, sodass Informationen nachgereicht werden müssen. Danach beginnt oftmals das Warten: Zwar gibt bereits ein Drittel (33 Prozent) der Umfrage-Teilnehmer an, dass die Rückerstattung der Kosten seit der Prozessoptimierung kürzer als eine Woche dauert, 28 Prozent warten dafür aber noch zwei bis vier Wochen auf ihr Geld.

Der Mittelstand geht in die richtige Richtung

Insgesamt jedoch werden die Abläufe zur Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen im Vergleich zu 2021 deutlich positiver wahrgenommen. Während sich im vergangenen Jahr noch einer von fünf Mitarbeitenden (21 Prozent) davon im Arbeitsalltag ausgebremst fühlte, sind es 2022 noch 10 Prozent.

„Hält auch die Reisekostenabrechnung mit der Digitalisierung im Mittelstand Schritt, spart das allen Beteiligten viel Zeit und Geld“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Belege können bereits unterwegs abfotografiert und per App der digitalen Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden. Das verbessert nicht nur das Geschäftsreiseerlebnis und erhöht die Produktivität der Mitarbeitenden – es wirkt sich auch positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Insgesamt beschleunigt sich der Abrechnungsprozess und wird für Verantwortliche und Geschäftsreisende transparenter, denn die Geschäftsreisedaten sind schneller verfügbar und Reisebudgets besser steuerbar.“

Über die Studie

Die SAP-Concur-Studie wurde gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut INNOFACT AG unter 1542 Personen zwischen 18 und 69 Jahren aus Deutschland, der Schweiz und Österreich durchgeführt – davon 458, die bei einem deutschen Mittelständler beschäftigt sind, 157 beim Schweizer Mittelstand und 157 bei einem österreichischen mittelständischen Unternehmen. Die Stichprobe entspricht nach Alter und Geschlecht der repräsentativen Verteilung in der jeweiligen Bevölkerung des Landes. Die unabhängige Online-Erhebung fand im August 2022 statt.

(thy)

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