Steht Ihre erste Geschäftsreise gerade an? Oder sind Sie ein erfahrener Roadwarrior? Egal – in beiden Fällen werden Sie von diesem Leitfaden profitieren. Und sei es nur dadurch, dass Sie Ihre eigenen Erfahrungswerte auf den Prüfstand stellen.
Denn erfahrene Reisende wissen: Wer sich an bestimmte Erfahrungswerte hält, der oder die kommt unterwegs einfach besser zurecht. Auf dieser Liste finden Sie eine Liste solcher Tipps und Tricks für Geschäftsreisen, mit denen auch Sie Ihre nächste Reise besser meistern werden!
Bevor Sie mit der Planung Ihrer Reise beginnen, checken Sie unbedingt die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Ja, so etwas haben die allermeisten Utnernehmen. Dort erfahren Sie z.B., wo Sie Ihre Reise buchen können, wer sie genehmigen muss, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und wie der ganze Prozess funktioniert. Einige Unternehmen geben Ihnen eine Tagespauschale, bei anderen müssen Sie jede einzelne Ausgabe belegen. Bei manchen Arbeitgebern haben Sie Spielraum bei der Auswahl von Flügen und Hotels, bei anderen nicht. All das steht in den Reiserichtlinien ihres Unternehmens. Wenn dies Ihre erste Geschäftsreise ist (oder wenn Sie es noch nicht getan haben…), lesen Sie die Reiserichtlinie.
Wählen Sie nach Möglichkeit Nonstop-Flüge und vermeiden Sie Zwischenlandungen. Sie verbringen dann weniger Zeit mit Reisen und kommen besser ausgeruht an. Außerdem haben Sie bessere Chancen, Verspätungen, Annullierungen, Überbuchungen und Situationen mit verlorenem Gepäck zu vermeiden. Und wenn es Zwischenlandungen sein müssen: Stückeln Sie nichts selbst aneinander – das mag zwar ein paar Euro billiger sein, aber wenn sich zwischen zwei Routings eine Gletscherspalte auftut, dann hilft hilft Ihnen keiner weiter. Wenn dagegen eine Airline zwei Segmente als einen Flug ausgestellt hat, dann ist sie auch verantwortlich dafür, Sie weiterzubringen.
Die Covid-Pandemie hat das Reisen in seinen Grundfesten verändert. Negative Antigentests, Quarantänevorschriften, Impfzertifikate und mehr sind zu einem Teil des Reisealltags geworden. Viele Unternehmen haben Tools wie den A3M-Reisemanager abonniert; damit bleiben Sie in Echtzeit über alle Reisebeschränkungen auf dem Laufenden, die Ihre Reise betreffen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Anforderungen Sie erfüllen müssen, welche Dokumente Sie vorlegen müssen und wie Sie sich und andere schützen können. Wenn Sie auf kein solches Tool zugreifen können, dann sollten Sie zumindest das Kapitel „Einreise“ in den Reise- und Sicherheitshinweisen des Auswärtigen Amts zu Ihrem Reiseland durchlesen.
Besonders wenn Sie auf einem langen Flug reisen, kann Ihre Sitzplatzauswahl den Unterschied zwischen einem anständigen und einem unbequemen Flug ausmachen. Es gibt spezielle Websites wie z.B. seatguru, auf denen Sie insbesondere den besten und schlechtesten Sitzplatz für Ihren Flug finden können, daher ist es immer eine gute Idee, diee zu überprüfen, bevor Sie Ihren Sitzplatz auswählen.
Sind Sie Mitglied eines Bonusprogramms? Wenn nicht, dann werden Sie es! Nur so können Sie sich selbst von den Vorzügen überzeugen und die Qualität Ihrer Reise steigern. Okay, Sie wissen noch gar nicht, ob Sie mal einer bestimmten Fluggesellschaft, einem Hotel oder einem Mietwagenunternehmen die Treue schwören werden. Aber Sie sollten sich schon mal bei den Gesellschaften anmelden, mit denen Sie auf dieser Reise ohnehin fliegen oder übernachten oder fahren. Dann können Sie die Punkte Ihrer bevorstehenden Reise bereits zum Sparen verwenden. Und oft bringt Ihnen die Mitgliedschaft bereites interessante Vorteile, auch wenn Sie noch gar keine Punkte gesammelt haben.
Erstellen Sie auf der Cloud Ihres Vertrauens eine einfache Textdatei und schreiben Sie auf, was Sie nicht vergessen wollen: Netzteile, K-Way, Heuschnupfenspray, Joggingschuhe… Schreiben Sie jeden Begriff in eine eigene Zeile. Und bevor Sie den Koffer schließen, gehen Sie diese Liste durch. Und ergänzen Sie dann immer die Dinge, die Sie beim letzten Mal doch vergessen haben. Sehen Sie sich außerdem natürlich Ihren Reiseplan an und überlegen Sie, welchen Dresscode wohl welches Meeting und welcher Abend-Event erfordert. Hilfreich ist es, das Ganze in Packwürfel aufzuteilen, damit Sie nur die Kleidung herausnehmen, die Sie brauchen. Extratipp: Wenn Sie oft reisen, ist es eine gute Idee, einige Artikel in Ihrem Bordcase aufzubewahren, das Sie ausschließlich für Ihre Reisen verwenden. So haben Sie Ihre wichtigsten Dinge wie ein Handy-Ladegerät und Medikamente immer griffbereit.
Wenn Sie vermeiden möchten, bei jeder Reise eine halbe Stunde an der Gepäckausgabe zu verlieren oder sogar den Koffer zu verlieren, dann bleiben Sie beim Handgepäck. Und vergessen Sie nicht vor der Reise zu checken, was dien Airline als Handgepäck akzeptiert. Hier ein Beispiel von Air Canada:
Packen Sie mindestens Kleidung zum Wechseln und die Zahnbürste in die Sachen ein, die Sie im Flugzeug mitnehmen können. Wenn Ihr aufgegebenes Gepäck verloren geht, werden Sie froh sein, nicht in der Kleidung von gestern zum Meeting gehen zu müssen.
Packen Sie zusätzliche Unterwäsche ein. Man weißt nie, was passiert. Für den Fall, dass Sie Ihren Besuch verlängern müssen, haben Sie zumindest eine frische Unterhose.
Investieren Sie in aufeinander abgestimmtes Handgepäck: Wählen Sie ein strapazierfähiges Boardcase und eine Laptoptasche. Für die Laptoptasche empfehlen wir einen Riemen auf der Rückseite, damit Sie Ihre Tasche sicher über Ihrem Gepäck am Teleskopgriff platzieren können. Dies bietet eine einfache Möglichkeit, alles auf einmal zu tragen, ohne mit verschiedenen Gepäckstücken herumzufummeln. Mindestens genauso praktisch ist ein Business-Rucksack.
Bordkarten, Ausweise, wichtige Dokumente, Ihr Telefon, Terminkalender, Kreditkarte, Brieftasche … Packen Sie all das dort zusammen, wo Sie es leicht finden können, wenn Sie sie brauchen. Es gibt nichts Schlimmeres, als Ihren Ausweis am Gate nicht zu finden und das Boarding zu verzögern, während Sie in Panik alles auspacken! Bewährt hat sich, auf Reisen immer (!) die gleichen Sachen an die selbe Stelle zu packen: den Geldbeutel in die Innentasche der Jacke, die FFP2-Maske in die linke Jackentasche… Den Schlüssel brauchen Sie üblicherweise erst wieder am Parkhaus, also kann er ganz unten im Boardcase zu liegne kommen. Bonustipp: Packen Sie Ihre Reiseinformationen dreifach ein: digital im Telefon und noch mal analog in Ihrer Handtasche neben dem Telefon und zur Sicherheit noch mal digital in der Cloud (siehe: Erstellen Sie sich eine digitale Notfallmappe). Ihrem Telefon könnte vor der Immigration der Strom ausgehen und den Zettel können Sie verlieren.
Erstellen Sie ein digitales Backup (in der Cloud) der wichtigen Dokumente (Pässe, Bordkarten, Buchungsbestätigungen), damit Sie im Falle von Verlust oder Diebstahl abgesichert sind. Profis kryptisieren diesen Ordner mit einem Tool wie Boxcryptor. Bewährt hat sich auch die Technik, einen allgemeinen Ordner mit Scans von Führerschein, Reisepass, Krankenversicherungskarte, Auslandskrankenversicherung, A1-Bescheinigung anzulegen und einen speziellen Ordner für die jeweilige Reise mit den Buchungsbestätigungen.
Auch wenn die Kleiderordnung bei Ihren Meetings immer „business casual“ ist, kann es Gelegenheiten geben, in denen Sie sich auch lässig kleiden sollen – und Sie möchten vermutlich nicht im Sakko ihre Morgenrunde auf dem Jogging-Trail machen. Außerdem wissen Sie nie, wann Ihre Kunden Sie zu einem ungezwungenen Essen oder einer Aktivität einladen!
Sicherheitskontrollen können sehr unangenehm sein, da – zumindest bei den älteren Systemen – alle Flüssigkeiten, Elektronik und Ladegeräte aus dem Handgepäck genommen werden müssen. Damit Sie möglichst schnell durch die Sicherheitskontrollen kommen, verwenden Sie tunlichst nur kleine Packungen von Toilettenartikeln und legen Sie sie in eine durchsichtige Tasche. Die halten Sie bei der Sicherheitskontrolle bereit, wenn es soweit ist. Und denken Sie daran, dass Sie auch „gefilzt“ werden können. Da kann sich bereits eine Whiskyflasche in einem streng islamischen Land als verheerend herausstellen.
Wenn Sie keine Zeit haben oder nicht wissen, ob Sie Ihren Anzug vor Ihren Geschäftsterminen bügeln lassen können, nehmen Sie ihn in einem Kleidersack mit ins Flugzeug, damit er knitterfrei ankommt. Überprüfen Sie vorher Ihre Buchungsklasse, um sicherzustellen, dass Sie den Sack an Bord bringen können. Eine weitere beliebte Option ist das Tragen während des Fluges, um zu vermeiden, dass es zu viele Falten bekommt.
Laden Sie alle Ihre elektronischen Geräte auf, bevor Sie Ihr Haus verlassen, und wenn möglich sogar während der gesamten Reise. Sie wissen nie, wann eine Verspätung, Annullierung oder ein arbeitsbezogenes Problem auftritt, bei dem Sie Ihren Laptop benutzen müssen! Digitaler Bonus-Tipp: Laden Sie vorher Offline-Karten der Umgebung herunter, um Ihre mobile Datennutzung/Kosten zu begrenzen.
Für den Fall des Falles: Sie wissen nie, wann Sie Strom brauchen und genau dann keinen Stecker finden, wenn Sie längere Zeit unterwegs sind.
Sie möchten bei diesem wichtigen Geschäftstreffen gut aussehen, aber wir alle wissen, dass die Pflegemittel aus dem Hotel keine sichere Sache sind. Auch wenn das Hotel etwas anderes sagt: Es gibt nichts Besseres als Ihre eigenen Produkte, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen – also bringen Sie sie mit.
Eine Dienstreise bedeutet oft unregelmäßige Essenszeiten und ungesunde Snacks . Mit ein wenig Vorbereitung lässt sich das vermeiden: Packen Sie genügend gesunde und ausgewogene Sachen ein, die Sie nicht nur im Flugzeug, sondern auch unterwegs immer dabei haben. Und planen Sie Frühstück und Mittagesen wie einen Geschäftstermin!
Wenn Sie ins Ausland reisen, ist das elektrische Steckersystem wahrscheinlich anders. Stellen Sie sicher, dass Sie ein internationales Netzteil einpacken, um Ihre Geräte anzuschließen, aber auch um zu verhindern, dass sie aufgrund von Spannungsproblemen zu Boden gehen.
Egal, ob es sich um Ihre Taschen, Ihre Kleidung, Ihre Mahlzeiten oder Ihre Schlaf- und Hautpflegeroutine handelt, stellen Sie sicher, dass Sie alle Grundlagen haben, die Sie benötigen, um sich während Ihrer Reise wohl zu fühlen. Und investieren Sie in gute Noise-Cancelling-Kopfhörer. Auf langen Flügen sind sie jeden Cent wert.
Sie haben Ihre Rede vorbereitet und Sie haben alle Ihre Statistiken bereit, was noch? Je nachdem, wohin Sie reisen, kann sich die Geschäftsetikette von Ihrem eigenen Land stark unterscheiden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Grundregeln vorher überprüfen, damit Sie die Hand diesem wichtigen Kunden mit Zuversicht ausstrecken können – oder auch nicht.
Laden Sie die App Ihrer Fluggesellschaft herunter, damit Sie ganz einfach auf Ihre mobile Bordkarte, Gate-Informationen und so weiter zugreifen können. Vom Sprachübersetzer über die Reisekostensoftware Ihres Unternehmens bis zu den Apps Ihres Hotels und der Mietwagenfirm geben Ihnen Apps Zugang zu einer einfacheren Art und Weise, Dinge mit dem Smartphone zu erledigen. Weitere hilfreiche Apps für Geschäftsreisen sind Uber, Taxi-Apps und Apps zur Buchung von Coworking- und Besprechungsräumen.
Ob für Ihren Flug, Ihr Hotel oder Ihren Mietwagen – wenn es möglich ist, vorher einzuchecken, dann tun Sie es. So sparen Sie wertvolle Reisezeit! Bei fast allen Linienfluggesellschaften kan man 24 Stunden vor Abflug einchecken, oft sogar noch früher. Recherchieren Sie diesen Termin und setzen Sie ihn sich in Ihrem Terminplaner. Wenn Sie dann auch noch ausschließlich mit Handgepäck reisen (siehe oben), dann können Sie direkt zur Sicherheitskontrolle gehen.
Ausreichend Wasser zu trinken und hydriert zu bleiben ist der Schlüssel zur Vermeidung von Jetlag , aber nicht nur: Hydriert zu bleiben ist auch gut für das Herz-Kreislauf-System, Ihre Haut und Ihre allgemeine Stimmung.
Macht Kaffee Sie wach? Sind Sie eher der Red-Bull-Typ? Oder hilft am besten ein kleines Nickerchen? Zwei Stunden vor Ihrem wichtigen Termin ist die richtige Zeit für Ihren ganz persönlichen Booster. Planen Sie das am besten ein wie einen Termin.
Wenn Sie während schon einen Zwischenstopp machen müssen, dann nutzen Sie ihn doch gleich sinnvoll, um E-Mails und Anrufe zu erledigen. So bleiben Sie über alle wichtigen Neuigkeiten und Änderungen rund um Ihre Geschäftsreise auf dem Laufenden. Sie vermeiden auch den Stress einer endlosen Liste von E-Mails, wenn Sie endlich an Ihrem Ziel ankommen. Undf ehrlich gesagt: Diese Duty-free-Shops lohnen sich sowieso nicht.
Stundenlanges Sitzen schadet Kreislauf, Rücken und Nacken. Und wer kommt schon gerne mit steifem Nacken zu seinem wichtigen Geschäftstermin? Nehmen Sie sich während des Fluges hin und wieder Zeit, sich zu dehnen, und Sie werden sich viel besser fühlen.
Dies ist einer der wichtigsten Tipps, die den Unterschied machen, wenn es darum geht, Jetlag zu bekämpfen. Versuchen Sie, Ihre Essenszeiten so schnell wie möglich, am besten noch vor Ihrem Flug, an die Ortszeit an Ihrem Zielort anzupassen. Das sagt Ihrem Körper, wann es Zeit ist, aufzuwachen und aktiv zu sein, oder wann er schlafen soll.
Bewegung wirkt dem Jetlag entgegen. Das Training am frühen Morgen oder frühen Nachmittag verschiebt den Schlaf-Wach-Rhythmus auf einen früheren Zeitpunkt, während das Training zwischen 19 und 22 Uhr den gegenteiligen Effekt hat.
Dies ist der naheliegendste Tipp gegen den Jetlag. Nach einer langen, anstrengenden Reise könnten Sie versucht sein, gleich nach Ihrer Ankunft zu schlafen, unabhängig von der Ortszeit. Versuchen Sie, das um jeden Preis zu vermeiden, und gewöhnen Sie Ihren Körper so schnell wie möglich an die neue Zeitzone.
Um das Beste aus all diesen Geschäftstreffen herauszuholen, ist es wichtig, körperlich und geistig auf dem Laufenden zu bleiben. Deshalb ist es eine gute Idee, die wichtigsten Alltagsroutinen von zu Hause mit auf die Geschäftsreise zu nehmen. Beispiele könnten Meditation sein, Yoga praktizieren oder morgens laufen zu gehen.
Wie war gleich wieder die Zimmernummer? Udn wo genau haben Sie das Auto am Flughafen abgestellt? Schreiben Sie es sich auf. am einfachsten speichern Speichern Sie Ihre Hoteladresse und Zdie immernummer in Ihrer Notizen-App am Mobiltelefon – aber nicht in die Cloud, sie wollen es ja auch auch ohne WLAN lesen können.
Bilder sind nicht nur gut fürs Business und eine schöne persönliche Erinnerung, sondern auch die einfachste Gedächtnisstütze, die Sie sich vorstellen können. Machen Sie sich vor allem in Ländern mit anderen als lateinischen Schriftzeichen im Hotel ein Foto von dessen business card und der Taxifahrer bringt sie gut wieder dorthin. Fotografieren Sie Ihre Gesprächspartner (am besten vorher schon von deren Webseite) und notieren Sie sich daneben die Namen. Fotografieren Sie alles, woran Sie sich für Ihr Reporting erinnern müssen. Sie werden es sich selbst danken.
Alle Ausgaben, die von Ihrem Unternehmen bezahlt werden, müssen dokumentiert werden. Keine Quittungen, keine Rückerstattungen ist hier eine ziemlich gängige Regel. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, jedes Mal, wenn Sie eine Quittung erhalten, ein Foto zu machen. Auf diese Weise haben Sie auch bei Verlust der Papierversion immer noch das Foto, um Ihre Ausgaben zu belegen.
Das heißt: Verstreuen Sie die Zettel nicht in allen möglichen Taschen! Wenn Sie eine Papierversion aller Quittungen benötigen, stecken Sie sich eine entsprechende Mappe oder einen Umschlag mit, wo Sie die Papiere aufbewahren können.
Insbesondere wenn Sie Ihren Arbeitscomputer verwenden und auf arbeitsbezogene Informationen zugreifen, sollen Sie sicherstellen, dass Ihr Antivirenprogramm auf dem neuesten Stand ist und Sie über eine Firewall verfügen, die Sie vor jedem Zugriff auf Ihre Daten schützt. Sehr bewährt hat sich auch ein VPN.
Benötigen Sie einen besseren Arbeitsplatz als Ihr Hotelzimmer? Ein Last-Minute-Meeting steht an und Sie wissen nicht, wo Sie Ihre Gäste empfangen sollen? Ein Coworking Space ist da vielleicht die beste Option. So etwas gibt es mittlerweile in allen größeren Städten, und deshalb sollte es nicht allzu schwierig sein, einen zu finden.
Flughafen-Lounges bieten einen komfortablen Raum, WLAN-Verbindung, Steckdosen, Speisen, Getränke, Duschen und manchmal sogar Spas und können Ihr Geschäftsreiseerlebnis definitiv verbessern! Sie sind eine großartige Möglichkeit, sich vor Ihrem Flug zu entspannen oder bei Bedarf Last-Minute-Arbeiten nachzuholen. Der Zugang zu den Flughafenlounges ist für Passagiere der Business Class normalerweise inbegriffen, kann aber oft separat erworben werden.
Ja, Sie sind auf einer Geschäftsreise. Aber irgendwann einmal ist auch da Feierabend. Und der Mensch braucht einfach ein bisschen Auszeit. Eine Geschäftsreise sollte man genießen können, und dazu gehört auch Zeit für sich selbst. Bummeln Sie durch diese hübsche Altstadt, buchen Sie sich eine Massage, gehen Sie in die Geschäfte und besorgen Sie Ihrem Lieblingsmensch ein Geschenk. Und wenn Sie können, dann denken Sie doch darüber nach, einen oder zwei Tage anzuhängen. Bleisure-Reisen sind voll a-la-mode. Wenn Sie also in ein Ziel geschickt werden, wo es Ihnen gefällt, dann hängen Sie einfach ein Wochenende an!
Wieder zu Hause ist es an der Zeit, die Spesenabrechnung zu erledigen. Wenn Sie die vorherigen Tipps befolgt und Ihre Belege gut im Auge behalten haben, sollte es nicht so kompliziert sein. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie dies rechtzeitig tun und überprüfen Sie, ob nichts fehlt!
Wenn Ihre Geschäftspartner und Kunden dafür gesorgt haben, dass Ihre Geschäftsreise erfolgreich war, senden Sie ihnen eine E-Mail, um ihnen dafür und für ihre Zeit zu danken. Sie werden es auf jeden Fall zu schätzen wissen!
Hat Ihnen der Aufenthalt im Hotel gefallen? War Ihr Kundenbetreuer nett zu Ihnen? Seien Sie freundlich und hinterlassen Sie eine gute Bewertung! Vielleicht sind Sie das nächste Mal wieder im selben Hotel, und man erinnert sich vielleicht., dass Sie der Gast mit der freundlichen Bewertung waren.
Hoffentlich fanden diese Reise-Hacks hilfreich. Jetzt gilt es, diese bei Ihrer nächsten Geschäftsreise in die Tat umzusetzen: Wohin Sie auch reisen, wir wünschen Ihnen eine angenehme und erfolgreiche Geschäftsreise.