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Finanzamt akzeptiert jetzt digitale Bewirtungsbelege

Foto: Vier Jahreszeiten Starnberg

Neues BMF–Schreiben: Die Finanzverwaltung hat die Grundsätze für die Anerkennung von Bewirtungsausgaben erstmals seit 1994 komplett neu gefasst.

Belege müssen nicht mehr zwingend in Papierform aufgehoben werden.

Die wesentliche Neuerung des Schreibens des BMF v. 30.6.2021: Belege dürfen nun auch digital vorliegen und digitalisiert werden. Papierbelege müssen also nicht mehr aufgehoben werden.

Die Anforderungen, die an digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege und Abrechnungen gestellt werden, bleiben im Wesentlichen die gleichen wie für Abrechnungen in Papierform.

Anders sind logischerweise die Zuordnung von Rechnung und Beleg geregelt. Hier sind zum Beispiel auch eindeutige Indizes, Barcodes oder QR-Codes möglich.

Digitale Belege sind elektronisch zu signieren

Wichtig ist beim  digitalen Beleg: Er muss vom Reisenden elektronisch genehmigt oder signiert sein. Und der gesamte Erstellungsvorgang und -zeitpunkt – muss elektronisch dokumentiert werden.

Bewirtungsaufwände gehören zu den meistmonierten Posten bei Betriebsprüfungen. Prüfer lieben diese Posten, weil sie hier besonders leicht aus rein formalen Gründen und ohne inhaltliche Diskussion ganze Posten streichen können, weil Angaben fehlen oder fehlerhaft sind. Nötig sind in jedem Fall Ort, Datum, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Bewirtungskosten.

Das Hauptproblem in der Praxis sind Bewirtungen außerhalb von Gaststätten

Der Fachanwalt Ulf-Christian Dißars weist im Portal des Fachinformationsdiensts Haufe darauf hin, dass die Problematik vor allem dann entsgteht, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte erfolgt. In diesen Fällen ist in einem besonderen Maße auf die Einhaltung der gesetzlichen Formalien zu achten. In der Praxis hat sich die Lage nämlich in den letzten Jahren etwas entspannt, denn Gaststätten, in denen der weit überwiegende Teil der Bewirtung stattfindet, haben in der Zwischenzeit ihr Kassen- und Belegwesen weitgehend digitalisiert und deshalb ist es meist unproblematisch, eine den Anforderungen entsprechende Rechnung zur Verfügung zu stellen.

Die Regeln gelten ab sofort

Auf der Rechnung müssen dann in der Regel nur noch die bewirteten Personen und der Anlass der Bewirtung ergänzt werden, wofür oftmals auf dem Rechnungsbeleg besondere Felder vorgesehen sind.

Die neuen Regeln sind bereits gültig und ersetzen diejenigen vom 21. November 1994.

Link zum Originalschreiben des Finanzministeriums (PDF): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/2021-06-30-steuerliche-anerkennung-von-aufwendungen-fuer-die-bewirtung-von.pdf?__blob=publicationFile&v=1

 

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