Spesenbetrug: So wird bei den Reiseausgaben getrickst

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Spesen falsch abrechnen ist kein Kavaliersdelikt. Weltweit geht der Schaden in die Billionen. SAP Concur nennt vier gängige Tricks, mit denen die Reisekosten aufgebauscht werden.

Um schätzungsweise 3,5 Billionen US-Dollar prellen Dienstreisende unter anderem mit falschen Aufwandsabrechnungen weltweit ihre Unternehmen. SAP Concur zufolge tricksen Geschäftsreisende am häufigsten bei privaten Taxibelegen und im Restaurant, wenn sie statt Firmenpartner Familie und Freunde auf Spesen einladen. Wenn Unternehmen allerdings betrügerische und fehlerhafte Reisekostenabrechnungen aufdecken wollen, stoßen sie auf ein Problem: Der zeitliche Aufwand und die Kosten, um jeden eingehenden Antrag sorgfältig zu prüfen, ist kaum zu leisten. So wird betrogen:

Unzulässige Ausgaben einfach abrechnen:

Dem Kontrollprogramm Oversight von SAP Concur zufolge enthalten 20 Prozent der Reiseabkostenabrechnungen mindestens eine unerlaubte Auslage. So haben Wirtschaftsprüfer schon Mitarbeiter entlarvt, die den Eintritt für vier Personen in einen Themenpark als Firmenausgabe deklarierten bzw. eine Kreuzfahrt als Dienstreise abrechneten. Da die Ausgaben nicht geschäftsbezogen waren, handelte es sich um eindeutigen Abrechnungsbetrug.

Aufgeblasene Quittungen einreichen:

Ein Mitarbeiter gibt zum Beispiel 30 Euro für eine Taxifahrt aus, aber der zur Erstattung eingereichte Betrag beläuft sich auf 130 Euro. Möglich ist dies oft durch kleine Änderungen, die an der Quittung vorgenommen werden – im Beispielfall wäre einfach eine zusätzliche Ziffer auf der oftmals noch handschriftlich ausgestellten Taxiquittung zu ergänzen.

Die Hitliste der falsch abgerechneten Belege sieht so aus: Nach Tankfahrten folgen Bewirtungen sowie Tank- und Parkquittungen. Die Beträge, die so erschlichen werden, liegen meist zwischen 10 und 30 Euro. Bei einem Drittel der falschen Angaben handelt es sich um zusätzliche Kosten zwischen 30 und 50 Euro.

Gefälschte Belege abgeben:

Nie getätigte Ausgaben werden eingereicht. Dafür werden Belege (etwa Schecks oder Rechnungen, die mit einem Desktop-Publishing-Programm erstellt wurden) oder unausgefüllte Vordrucke benützt, die sich Mitarbeiter in Restaurants, Hotels oder Taxen besorgt und mit einem fiktiven Betrag ausgefüllt haben. Ebenfalls verbreitet ist das Einreichen von Quittungen von Freunden oder Familienmitgliedern: „Wenn du diese Quittung nicht einreichst, kann ich sie haben?“ Aber in beiden Fällen handelt es sich um Betrug.

Spesen mehrfach in Rechnung stellen:

Spesen, die im Januar eingereicht wurden, werden im März und vielleicht sogar im August erneut abgegeben. Gegebenenfalls wird der Antrag an verschiedenen Stellen im Unternehmen eingereicht, um den Betrugsversuch zu verschleiern. Haben die Kollegen in der Buchhaltung keinen Einblick in die Ausgabenhistorie der Mitarbeiter, erkennen sie nicht, dass die Ausgaben bereits eingereicht und möglicherweise von jemand anderem genehmigt wurden.

(thy)

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