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So setzen Sie ohne Fahrtenbuch viel mehr als 30 Cent Kilometerpauschale ab

Geschäftsmann bei einer Autofahrt. Foto: skynesher / iStock
Geschäftsmann bei einer Autofahrt. Foto: skynesher / iStock

Wer viel beruflich mit dem Auto unterwegs ist, für den lohnt es sich meistens, die echten Kosten abzurechnen. Das geht deutlich leichter, als man meint. So funktioniert’s:

Berechnen Sie einfach Ihre wirklichen Kosten pro Kilometer

Überlegen Sie sich zunächst einen repräsentativen Zeitraum, z.B. ein Quartal. Wenn Sie in den unterschiedlichen Jahreszeiten sehr unterschiedliches Fahrverhalten haben, nehmen Sie ein ganzes Jahr. Notieren Sie sich Anfangs- und Endkilometerstand.

Halten Sie für diesen Zeitraum alle Autokosten fest, also nicht nur die für Kraftstoff, sondern auch für Reparaturen, Inspektionen, Autopflege, Reifenwechsel und was sonst anfällt.

Ergänzen Sie nun auch die Kfz-Versicherung sowie Leasing- bzw. Abschreibungsraten. Neuwagen werden in der Regel auf sechs Jahre abgeschrieben, Gebrauchte entsprechend kürzer.

Addieren Sie nun alle festgehaltenen Kosten und teilen Sie sie durch die gefahrenen Kilometer – unabhängig davon, ob Sie die Kilometer privat oder geschäftlich gefahren sind! Das Ergebnis  sind ihre echten Kosten für einen gefahrenem Kilometer, die natürlich stark von Fahrzeugtyp, Fahrweise und der individuellen Situation abhängig sind. Aber in den allermeisten Fällen sind es deutlich mehr als 30 Cent pro Kilometer.

Ein Praxisbeispiel:

Sie fahren zum Beispiel insgesamt, also beruflich und privat, 30.000 Kilometer im Jahr.

Sie haben ihre Kraftstoff-, Reparatur und sonstigen laufenden Kosten zu 5.300 Euro zusammengerechnet. Abschreibung, Versicherung und Steuer machen 12.100 Euro aus.  Das ergibt zusammen 5.300 + 12.100 = 17.400 Euro. Dann teilen Sie die Kosten durch die gefahrenen Kilometer: 17.400 Euro / 30.000 Kilometer = 0,58 Euro. Das heißt, Ihre echten Kilometerkosten sind 58 Cent und nicht 30 Cent, wie es das Finanzamt standardmäßig vorsieht.

Diese 58 Cent (oder was bei Ihrer individuellen Berechnung herausgekommen ist) können Sie künftig für alle beruflich bedingten Fahrten ansetzen. Eine Fahrt von 150 Kilometer von und zu einem Kunden senkt Ihr zu versteuernden Einkommen also um 150 * 0,58 = 87 Euro, das sind 42 Euro mehr als standardmäßig, wenn Sie mit den 30 Cent rechnen.

Was tun, wenn das Finanzamt die Berechnung nicht anerkennt?

Dann sollten Sie sich dagegen wehren. Die Finanzämter fordern gern als Nachweis ein Fahrtenbuch, was aber aufwendig und fehleranfällig ist. Und gar nicht nötig, wenn  nur der echte Kilometersatz für das eigene Auto ermittelt werden soll.

Mit der Ermittlung des Kilometersatzes sind natürlich die beruflichen Fahrten nicht belegt. Das erfolgt z.B. in einer Reisekostenabrechnung und einer Monatsliste der Tagesfahrten. Falls das Finanzamt Nachweise der beruflichen Kostenverursachung fordert (was eher selten der Fall ist), dann müssen die eben repräsentativ vorgelegt werden. Das gelingt z.B. durch Bescheinigungen vom Arbeitgeber oder bei Selbständigen durch Erläuterungen des Projekts. Wenn das Finanzamt das gesamte System der individuellen Reisekostenpauschale pro Kilometer nicht anerkennt, dann hilft vielleicht die Vorlage des entsprechenden Aufsatzes der Stiftung Warentest (im Heft Finanztest 09/2021, S. 64 ff.)

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