Die große Übersicht: Reisekosten-Apps

Zettelwirtschaft ade: Mit modernen Reisekosten-Apps gelingt die Abrechnung im Handumdrehen. Foto: Istock/Eleganza

Es gibt wohl nichts, was Business Traveller weniger gern erledigen als die Reisekostenabrechnung. Posten summieren, Pauschalen recherchieren, Belege abheften – das macht niemandem Freude. Glücklicherweise gibt es heute zahlreiche Apps, die einem die Arbeit leichter machen. Wir geben einen Marktüberblick

Yokoy: Automatisierung mit Schweizer Präzision

Das 2019 in der Schweiz gegründete Unternehmen Yokoy vereint das Spesenmanagement, die Bezahlung mit Firmenkarten und die Rechnungsverarbeitung in einer KI-gesteuerten Suite. Die Angestellten können ihre Spesenabrechnungen über die App fotografieren und in Echtzeit zur Erstattung einreichen. Mittels OCR werden alle relevanten Informationen extrahiert. Die hauseigene KI ordnet sie den richtigen Kategorien zu, verknüpft sie mit der entsprechenden Spesenabrechnung und vergleicht sie mit den Unternehmensrichtlinien. Dabei passt sie sich an die Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens an und wird immer präziser. Betrug und Richtlinienverstöße haben keine Chance. Zudem kann sie unterschiedliche Sprachen, Währungen und länderspezifische Vorschriften identifizieren und automatisiert den gesamten Prozess der Steuerrückforderung. Dies gilt auch für Ausgabentypen wie Pauschalbeträge und Kilometergelder und sämtliche gesetzliche GoBD-Anforderungen in Deutschland, wie die Dreimonats- und Mitternachtsregel. Die Firmenkarten von Yokoy ergänzen das Angebot für einen effizienten Ablauf: Sie lassen sich vollständig in die Spesenmanagement-Lösung integrieren. Die Transaktionen werden automatisch importiert und mit den Belegen abgeglichen. Die Mitarbeiter müssen kein Geld mehr vorstrecken und das Finanzteam spart sich viel Zeit.

SAP Concur Travel & Expense: Der Platzhirsch

Der Weltmarktführer von Reisebuchungs- und Reisekostenabrechnungslösungen betreut mehr als 53.000 Kunden und rund 80 Mio. Benutzer in über 150 Ländern. Seit 2014 gehört Concur zum deutschen SAP-Konzern, der sich die Akquisition damals über 8 Milliarden US-Dollar kosten ließ. Die Lösungen Concur Travel & Expense kombinieren Reisebuchungs- und -abrechnungsprozesse in einem Tool. Praktisch alle großen Airlines, Hotel- und Mietwagenkonzerne sind direkt anbindbar. Die Spesenbelege werden via OCR-Technologie eingelesen und die Daten automatisch weiterverarbeitet. Reisende können damit Reiseleistungen firmenvorgabenkonform buchen und die Abrechnungen am Handy erstellen, Reisekostenverantwortliche geben die Erstattungen ebenso mobil oder am Desktoprechner frei und lassen sich ihre Reports zusammenstellen. Fahrtkilometer können mit Concur Drive automatisch via GPS getrackt werden. User loben die einfache Buchbarkeit von Reisen und die vielen Möglichkeiten. Dies führt dann freilich auch zu einer gewissen Komplexität der Anwendung und einer entsprechenden Lernkurve. Als verbesserungswürdig wird die Einbindung von Bahntickets in die Reisen bemängelt. SAP Concur kommuniziert keine Preise.

finway Spesenmanagement: Cooler Newcomer

Dieses deutsche Startup bietet seit 2020 eine Ausgabenmanagement-Software für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Kernaufgabe des Tools ist der gesamte Ablauf sämtlicher Zahlungsprozesse eines Unternehmens an einem Ort – von der Budgetierung über Zahlung und Freigabe bis zur Buchhaltung. Seit 2022 ist in diesem Prozess auch die Reisekostenabrechnung integriert. Damit können Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen automatisiert berechnet und Bewirtungsbelege verarbeitet werden. Für viele Ausgaben erhalten die Mitarbeiter außerdem reale oder virtuelle Kreditkarten; falls doch mal was ausgelegt werden muss, wird der Beleg eingescannt und per OCR-Übernahme von Rechnungssummen und – nummern sofort zugeordnet. Für Freigaben und Genehmigungen können die Verantwortlichen Workflows definieren. Praktisch außerdem: In finway können alle Ausgaben einer Reise in Ordnern gesammelt und somit gebündelt an die Buchhaltung übergeben werden. Besonders gelobt werden die engagierte Kundenbetreuung und der Export auch der Belege nach DATEV-Online. Noch Verbesserungspotential hat laut einigen Usern die App, mit der man die Belege scannt. Die Preise für die Professional-Version mit Reisekosten-Management beginnen bei 279 Euro monatlich. Interessenten können 14 Tage kostenlos testen oder eine 45-minütige Gratis-Demo buchen.

i&k Software Wintrip

Der Reisekostenspezialist i&k software GmbH betreut seit über 25 Jahren Kunden in Deutschland und Europa bei der Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Die i&k bietet Inhouse- und Cloud-Softwarelösungen für die private Wirtschaft und für den öffentlichen Dienst. Die SaaS-Lösung WinTrip ermöglicht volldigitalisierte Genehmigungsprozesse und Reisekostenabrechnungen. Die Software verfügt über ein integriertes Travel Risk Management und bietet Unterstützung im Bereich Nachhaltigkeit. Der automatisierte Datenimport und -export erlaubt eine komplett papierlose Durchführung sämtlicher Vorgänge und erleichtert so den Verwaltungsaufwand erheblich. Alle i&k-Server stehen in Deutschland und arbeiten klimaneutral. WinTrip ist webbasiert und in vielen Sprachen verfügbar. Ineinandergreifende Funktionen ermöglichen einen papierlosen Workflow. Zusätzlich bietet die i&k eine App für das mobile Scannen von Belegen von unterwegs an. Preise und Kunden auf Anfrage (iuk-software.com).

TravelPerk: Liebling der Startups

TravelPerk ging 2015 als Startup an den Start, hat den Hauptsitz in Barcelona und einen Business Hub in Berlin. Die gleichnamige Software ist eine All-In-One-Businesstravel-Lösung, die mit nur einem Tool die gesamte Geschäftsreise von der Firmenrichtlinie über die Buchung bis zur Abrechnung umfassen will. Reisende können Flüge, Unterkünfte, Mietwagen und Bahnverbindungen über die Software buchen. Unternehmen können Reiserichtlinien festlegen und durchsetzen, Rechnungen verwalten und Reisebudgets einhalten. Travelperk lässt sich in zahlreiche Business- und Branchensoftware-Plattformen einbinden. 2020 wurde das Modul Travelsafe dazugekauft, das Gesundsheitsdaten in Echtzeit liefert, 2021 die US-Plattform NexTravel und der britische Wettbewerber ClicktTravel intergriert. Die Mehrwertsteuerlösung von TravelPerk hilft Unternehmen dabei, ihre Mehrwertsteuerrückerstattung zu maximieren, indem sie bis zu 25 % ihres jährlichen Reisebudgets einspart. Etwa 5.000 Unternehmen nutzen die cloudbasierte, weltweit verfügbare Software. Kunden loben den guten Support und die schnellen Antwortzeiten. Geschäftsreisenden können ihre Reisen innerhalb der Vorgaben selber buchen. Das Starterpaket ist für die ersten fünf Monate kostenlos.

Lexware Reisekosten: Klassiker im neuen Gewand

Reisen ohne Papierkram. Die in der Variante “Basis” auf drei Arbeitsplätze ausgelegte „Lexware Reisekosten 2024“ entlastet Geschäftsreisende vom Verwaltungsaufwand. In der Variante Pro kann man bis zu 500 Mitarbeiter abrechnen, das reicht auch für größere mittelständische Betriebe. Die Nutzer geben ihre Daten direkt im Programm ein oder melden sich bei der Webapp an, tragen ihre Reisedaten ein und erfassen ihre Papierbelege von unterwegs. Die Belege werden automatisch nummeriert und geordnet. Das Nachtragen fehlender Reisedaten ist einfach. Die aktuellen gesetzlichen Pauschalen hat die Software bereits an Bord. Vorsteuer, Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand werden automatisch berechnet. Lexware unterstützt alle Rechnungen und Belege unabhängig von der Zahlungsart (Bargeld, Firmenkarte, privat). Besonders praktisch ist bei wiederkehrenden Trips, dass zuvor erfasste Ziele und Reisen erneut verwendet werden. Zudem ist ein Fahrtenbuch integriert. Wer mehrere Unternehmen hat, kann deren Reisen mit den Plus- und Pro-Varianten in einem Tool verwalten. Die Preise beginnen bei 127 Euro jährlich.

Circula: Deutscher Senkrechtstarter

Das Berliner Startup, 2017 gegründet, stellt mit seiner App eine intelligente Software zur Verwaltung aller Mitarbeiterauslagen zur Verfügung. Dazu gehören neben Reisekosten auch sonstige Auslagen wie Bewirtungen, Fahrtkosten, Büromaterialien, Mobilitätsbudgets und mehr. Auch Transaktionen mit der Kreditkarte aus dem Circula-Portfolio können über die App abgerechnet werden. Die Plattform hilft mehr als 1500 kleinen und mittleren Unternehmen, alle täglichen Ausgaben ihrer Mitarbeiter im Blick zu behalten und automatisiert abzurechnen. Richtlinien, können gecheckt, Papierbelege eingescannt und Freigaben eingeholt werden. Anschließend wandern die Belegdaten geprüft in die Buchhaltung und reduzieren dort den Arbeitsaufwand. Circula hat unter anderem Schnittstellen zu DATEV, SAP und Personio. Personio ist auch an Circula beteiligt. Als deutsches Unternehmen arbeitet Circula IDW PS 880-zertifiziert und GoBD-konform mit einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System. Die Preise starten bei 8 Euro pro Lizenz und Monat.

Expensify: Wer hat’s erfunden?

Das 2008 vom Software-Entwickler David Barrett in San Francisco gegründete Spesenverwaltungssystem hatte von Anfang an die Aufgabe, Mitarbeiter-Auslagen jeglicher Art schnell, digital und detailliert für die Firmenverantwortlichen transparent zu machen. Heute bezeichnet sich Expensify als die am weitesten verbreitete All-in-One-Plattform für die Spesen- und Firmenkartenverwaltung für Kunden jeder Größe. Bekannt wurde das Unternehmen durch die branchenweit erste Technik zum Abfotografieren von Belegen mit anschließender automatischer Klarschrifterkennung. Ziel ist die Spesenabrechnungen in Echtzeit dank Automatisierung des gesamten Vorgangs vom Scan bis zur Spesenerstattung. Mittlerweile kombiniert Expensify diese Basisfunktion mit diversen Extra-Features für Dienstreisen wie automatischer Benachrichtigung für verspätete Flüge und automatischem GPS-Tracking der gefahrenen Kilometer. Für unterschiedliche Branchen bietet die Anwendung eigene Layouts, die die jeweils benötigten Funktionen in den Vordergrund stellen. Zahlreiche Integrationen mit Buchführungs- und Travelprogrammen runden das Leistungsspektrum ab. Die Basisversion von Expensify ist kostenlos.

Rydoo: All-in-Tool auch für kleine Teams

Der 2011 in Belgien gegründete Cloud-Service Rydoo sieht sich selbst als Online-Anwendung zur gesamthaften Spesenverwaltung von Unternehmen von 5 bis über 500 Mitarbeiter. Die Reisekostenabrechnung ist ein Teil des Aufgabenbereichs. Mitarbeiter digitalisieren ihre Belege on the fly, das Controlling kann die Ausgaben in Echtzeit validieren, das Management entsprechende Richtlinien einbauen. Die generierten Daten können in zahlreiche gängige Buchhaltungssysteme importiert werden. Nach mehreren Mergers mit bisherigen Wettbewerbern (Xpenditure, iAlbatros, Sodexo) lassen sich bei Rydoo auch Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen gemäß den Reiserichtlinien des Unternehmens buchen. Nutzer loben die intuitive Navigation in der Webapp und der App und die Möglichkeit, eine Ausgabe sofort und ohne dezidierte Spesenabrechnung zur Erstattung einzureichen. Unternehmen gefällt das vergleichsweise einfache Onboarding, das transparente und vergleichsweise günstige Pricing (ab 7 Euro pro User) und die internationale Aufstellung von Rydoo. Bemängelt werden die bisweilen umständliche Dateneingabe und dass Rydoo (noch) nicht weltweit verfügbar ist. Und wie das bei günstigen Apps bisweilen so ist: Wenn man einen Plan mit Telefonsupport abschließen will, dann wird es doch teurer. Als App für Selbständige sieht sich Rydoo offenbar nicht, die Pläne beginnen bei 5 Mitarbeitern.

Spendesk: Transparenz bei den Mitarbeiterausgaben

Spendesk ist ein französisches Fintech, das seit der Gründung 2016 rasant gewachsen ist. Das Ziel: KMU zwischen 30 und 1000 Mitarbeitern von zeitraubenden und lästigen Verwaltungsaufgaben des Ausgabenmanagements zu befreien, die keinen Mehrwert bringen. Das Unternehmen spricht selbst von einer “7-in-1-Lösung” mit smarten Kreditkarten, digitaler Rechnungsverwaltung, Spesenerstattung, Budgets, Genehmigungen, Reportings, Compliance und vorbereitender Buchhaltung in einer einzigen Software. Spesenabrechnungen sollen der Vergangenheit angehören; Auslagen und Erstattungen sind in der Regel binnen 48 Stunden erfolgt. Durch weitgehende Prozessautomatisierung und Nutzung von virtuellen Firmenkarten erhalten die Firmen blitzschnell Transparenz über alle Mitarbeiterausgaben. Nutzer loben vor allem das gute Onboarding, die einfache Anbindung an Datev und andere Systeme sowie die Private Expense Claims. Als verbesserungsfähig bezeichnet wird die unflexible Eingabe von Dienstreisen und Kilometerpauschalen. Manchmal sei es auch lästig, jede einzelne Ausgabe als eigenen Posten mit eigenem Antrag auf den Weg zu bringen. Spendesk kommuniziert keine Preise.

Mobilexpense: Multinationaler Alleskönner

Der belgische Reisekostenverwalter ist bereits seit 23 Jahren als Software-as-a-Servcie-Anbieter auf dem Markt. Das Produkt automatisiert heute den gesamten Reiseablauf vom Antrag über Planung, Buchung und Kostenerstattung bis zur Fibu. Kunden können Mobilexpense mit einem Online-Buchungstool Ihrer Wahl integrieren, um die Ausgaben stets im Blick zu behalten. Dank flexibler Integration in viele bestehende Finanzsysteme und weil das System die steuerrechtlichen Vorgaben von über 70 Staaten “kann”, hat Mobilexpense MXP mehr als 1,2 Mio. Nutzer bei 300, vorwiegend multinationalen Unternehmen. In der Variante Declaree richtet sich die Anwendung auch an KMU. Die Lösung unterstützt die vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sowohl auf lokaler als auch auf globaler Ebene, mit MwSt.-, Kilometer- und Vergütungssätzen. User loben den guten Kundenservice, kritisiert wird die Aufpreispolitik für Zusatzfunktionen und die Unübersichtlichkeit im Workflow, wenn mal was hakt. Die Preise starten bei 7 Euro pro Nutzer und Monat.

(hwr)

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