So reisen Business Traveller entspannter

SAP Concur gibt Anti-Stress-Tipps für Geschäftsreisende. Foto: Stuart Isett / SAP Concur.

Die Reiseplanung und ‑buchung, die eigene Sicherheit unterwegs und auch die Reisekostenabrechnung sorgen laut der Global Business Travel Survey 2023 von SAP Concur für Stress bei Geschäftsreisenden. Nun hat das Unternehmen Tipps zusammengestellt, mit denen dieser Stress vermieden werden kann.

Einreisebestimmungen beachten

Auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes finden sich offizielle Hinweise zur Einreise in diverse Länder sowie relevante Sicherheitsinformationen und hilfreiche Links, mittlerweile auch praktisch per App. Wichtig für die Einreise sind länderspezifische Informationen zu benötigten Dokumenten oder etwa erforderlichen Impfungen. Für Bürgerinnen und Bürger mit europäischer Staatsangehörigkeit reicht innerhalb von Europa meist der Personalausweis, in Ländern außerhalb der EU werden häufig Reisepass oder auch Visa benötigt.

Klarheit über Richtlinien verschaffen

Was gilt auf Geschäftsreisen als Arbeitszeit? Grundlegend gilt laut Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2018, dass An- und Abreise zum Geschäftsziel als Arbeitszeit angerechnet werden müssen. In der Regel wünschen sich Arbeitgeber dabei, dass Mitarbeitende während der regulären Arbeitszeit von unterwegs arbeiten. Mit gutem WLAN und eigenem Laptop ist das heute meist kein Problem mehr – ein voller Zug oder laute Flugzeugpassagiere können Ihre Arbeit jedoch behindern. SAP Concur empfiehlt daher, wenn möglich, außerhalb der Stoß- und Ferienzeiten zu reisen oder im Zug einen Platz in einer Ruhekabine zu buchen.

Während des Aufenthaltes zählt etwa ein gemeinsames Abendessen mit dem Kunden in der Regel als Arbeitszeit, während ein Dinner allein als Freizeit gewertet wird. Regelungen für Geschäftsreisen halten die meisten Unternehmen in ihren Compliance‑Richtlinien fest. Im Idealfall sollten Punkte wie Vorschüsse, Überstundenregelungen und Abrechnung bereits vor der Reise abgestimmt werden. Unterstützend können mit einer anknüpfenden Lösung wie Concur Request Reiseanträge von unterwegs eingereicht, anstehende Ausgaben vorzeitig erkannt und Barvorschüsse kontrolliert werden.

Kulturelle Unterschiede antizipieren

Ob Frankreich, Japan oder USA – jedes Land hat seinen eigenen Knigge, der auf Reisen zu berücksichtigen ist. Besonders auf Geschäftsreisen außerhalb Deutschlands ist respektvolles Auftreten gegenüber anderen Kulturen und Sitten wichtig.

Stress mit Bewegung und Achtsamkeit kompensieren

Bewegung wie Joggen oder Spazierengehen hilft dabei, körperliche Beschwerden zu vermeiden und den Kopf freizubekommen. Auch Fitnessstudios oder ein Workout mit YouTube-Videos helfen dabei, ebenso wie Meditations- und Achtsamkeitsübungen.

Flugangst überwinden

Weit verbreitet bei Flugangst ist die progressive Muskelentspannung – lockere Muskeln entspannen die Nerven und lindern dadurch den Stress. Wenn das nicht hilft, kann man Seminare sowie Selbsthilfegruppen besuchen und die Angst mit professioneller Unterstützung bewältigen.

Reisekosten abrechnen

Prinzipiell fallen unter Reisekosten die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Sie müssen durch Rechnungen oder Tickets belegt werden, außerdem sollten Anlass, Datum und Dauer der Tätigkeit festgehalten werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen und weniger Zeit zu beanspruchen, können digitale Tools helfen. Bei SAP Concur sind das etwa Concur Expense oder die SAP Concur Mobile App, mit der Reisekosten über das Smartphone abgerechnet werden.

sus

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