Vergleichstest kaufmännische Lösungen

Mehr als nur Buchhaltung

Kaufmännische Komplettsysteme ersparen dem Besitzer viel händische Rechenarbeit. Foto Perawit Boonchu / iStock

Niemand liebt sie, aber keiner kann auf sie verzichten: Ohne kaufmännische Software kommen heute nicht mal Einzelkämpfer aus. Zu hoch sind die Anforderungen der Kunden, zu streng die Vorschriften der Finanzbehörden. Wir haben uns vier Softwarepakete und drei Cloud-Dienste angesehen, die mehr als nur den Jahresabschluss offerieren.

Pandemie, Inflation, Energiekrise – die Belastung von Freiberuflern, Selbstständigen und Unternehmen ist dieser Tage schon außergewöhnlich hoch. Wer bei knapper Kasse die finanzielle Situation kennt, ist eindeutig im Vorteil. Kaufmännische Lösungen liefern diese Informationen und helfen, den Aufwand für den Papierkram zu begrenzen. Dabei können Anwender zwischen klassischer Software zum Installieren und Cloud-Diensten wählen. Was am besten passt, hängt von der individuellen Situation und der wirtschaftlichen Perspektive ab. Während Cloud-Dienste einfach zu handhaben und flexibel sind, ist klassische Software oft besser ausgestattet.

Klassische Software

Sage 50 Connected Standard

In der Standardversion beinhaltet Sage 50 Connected die beiden zentralen Bereiche Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung. Über Upgrades auf größere Versionen lässt sich der Umfang deutlich erweitern. Zusätzlich stehen eine Reihe von Zusatzmodulen zur Verfügung, die allerdings teilweise kostenpflichtig sind. Nützlich sind etwa Funktionen zur elektronischen Rechnungsstellung XRechnung, das Versandmodul oder die Option, touchbasierte Kassensysteme einzubinden. Aktuelle Stammdaten vorausgesetzt, genügen wenige Mausklicks, um mit Sage 50 Connected Aufträge zu erfassen und in die Buchhaltung zu übernehmen. Generell hinterlässt die Oberfläche einen aufgeräumten Eindruck. Die Prozesse sind verständlich umgesetzt und die Eingabemasken oft selbsterklärend. Wenn man sich dennoch verirrt, führt die integrierte Suchfunktion zum Ziel. Sage 50 Connected ist im Detail überraschend gut ausgestattet. So dürfen sich etwa Handels- und Fertigungsbetriebe über Seriennummernverwaltung und Stücklisten freuen.

WISO Mein Büro Desktop Plus

WISO Mein Büro gibt es als klassische Software und als Cloud-Dienst. Allerdings lassen sich beide Versionen nicht parallel nutzen, so dass man sich für eine Variante entscheiden muss. Zielgruppe sind kleine Unternehmen und Freiberufler, die steuerrechtlich ohne Bilanzierung auskommen. Die Kernfunktionen rund um Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung lassen sich um 18 zusätzliche Module ergänzen, die es etwa für Lagerverwaltung, Kundenmanagement oder Handwerker gibt. Statt einen hohen Funktionsumfang zu bezahlen, kann man schlank starten und bei Bedarf nachlegen. Als einziges Paket im Test verknüpft WISO Mein Büro kaufmännische Funktionen mit der Office-Welt. Der Vorteil für Nutzer liegt darin, dass sie für den Schriftverkehr abseits der Auftragsbearbeitung keine weitere Software anschaffen müssen und alle Dokumente zentral gespeichert werden. Wer mobil mit Smartphone und Tablet arbeiten will, benötigt ergänzend die kostenpflichtige WISO Mein Büro Cloud. In Sachen Auswertungen beherrscht WISO Mein Büro die Einnahmen-Überschuss-Rechnung plus einige grafische Auswertungen.

WISO EÜR+Kasse 2023

Strukturell wirkt WISO EÜR+Kasse etwas aus der Zeit gefallen: keine Cloud-Integration, keine mobile App, kein digitales Belegmanagement. Mit knapp 80 Euro ist die Software die mit Abstand günstigste Lösung im Test. Dabei ist die Ausstattung gut: Der Workflow in der Auftragsbearbeitung ist vorbildlich umgesetzt. So bedarf es weniger Handgriffe, um Angebote zu erstellen und diese später in Aufträge und Rechnungen zu konvertierten. Die Buchhaltung weiß mit Eingabehilfen wie Splittbuchungen oder Buchungsvorlagen und wiederkehrenden Vorgängen zu überzeugen. Selbst eine voll ausgestattete Anlagenverwaltung ist im Paket enthalten. Hinzu kommen Mahnwesen und ein Fahrtenbuch. Das ist für Einstiegslösungen keine Selbstverständlichkeit. Zielgruppe von WISO EÜR+Kasse sind vor allem Solo-Selbstständige und Menschen, die nebenberuflich auf Rechnung hinzuverdienen. Die sind nicht darauf angewiesen, dass die Software mit dem Business wächst. Positiv zu erwähnen ist, dass die Software auch auf dem Mac läuft und man die Gewinnermittlung direkt in die Steuersoftware WISO Steuer 2023 übernehmen kann.

Lexware financial office 2023

Lexware financial office 2023 lässt sich um zusätzliche Cloud-Dienste ergänzen, etwa für die Adressprüfung oder um Rechnungen online zu versenden. Ein Highlight ist die mobile App Lexware Mobile, die Nutzer unterwegs mit Geschäftsdaten aus der Auftragsbearbeitung versorgt. Zudem kann man unterwegs neue Aufträge erfassen, die sich dann in Lexware financial offfice weiterverarbeiten lassen. Neben Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung ist die Software als einzige im Testfeld auch mit einer Lohnbuchhaltung ausgestattet. Damit ist nahezu die gesamte Buchhaltung abgedeckt. Trotz des Funktionsumfangs ist das Tool einfach zu bedienen, was vor allem an der übersichtlichen Benutzerführung und den vielen klugen Eingabehilfen liegt. Wo immer es kompliziert wird, helfen Assistenten und Plausibilitätschecks. In der aktuellen Version wurde der digitale Belegeingang runderneuert. So lassen sich unter anderem auch E-Mails aus Outlook als Belege übernehmen. Zudem scannt eine KI via OCR den Inhalt neuer Belege und übernimmt relevante Informationen in die Buchungsmaske.

Cloud-Dienste

Bei Cloud-Diensten ist die Funktionsliste zwar oft kürzer, doch dafür lassen sich diese Lösungen besonders flexibel einsetzen. Mobile Apps gehören hier zum guten Ton.

sevDesk Buchhaltung

sevDesk ist in drei Versionen buchbar. Als limitierte Auftragsbearbeitung, als Variante mit Buchhaltung und als Vollversion mit Buchhaltung und Warenwirtschaft. Die Oberfläche ist übersichtlich und leicht zu erlernen. Zudem überrascht der Cloud-Dienst mit nützlichen Details wie Splittbuchungen. Wiederkehrende Rechnungen gibt es nicht nur auf Verkaufs- sondern auch auf der Einkaufseite, womit sich regelmäßige Zahlungen – etwa für Energie, Versicherung oder Miete – komfortabel buchen lassen. Zu den weiteren Pluspunkten gehören Kostenstellen, Anlagenverwaltung und Kassenbuch. Zwar lassen sich Zahlungserinnerungen versenden, für das mehrstufige Mahnwesen ist hingegen ein Obolus fällig. Als Auswertung liefert sevDesk ein eingeschränkt anpassbares Dashboard, das neben der üblichen Einnahmen-Ausgaben-Übersicht auch tiefere Einblicke ins Verkaufsgeschehen gewährt. Darüber hinaus gibt es lediglich eine EÜR, die man bei Bedarf bis auf die Einzelbelegebene durchklicken kann. Die mobilen Apps laufen derzeit nur auf dem Smartphone, nicht aber auf Tablets.

Lexoffice XL

Wie man es Anwendern leicht macht, zeigt Lexoffice mit dem Assistenten „Lexware hilft“, der sich aktuellen Themen widmet. Hierzu gehörte zuletzt etwa die Sonderabschreibung für digitale Hardware im Zuge der pandemiebedingten Steuererleichterungen. Mit Blick auf den Funktionsumfang verbinden der Cloud-Dienst Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und Online-Banking. Das letztere Modul beherrscht nicht nur die Übernahme der Zahlungen in die Buchhaltung, sondern eben auch Überweisungen. Hinzu kommen Anlagenverwaltung und Mahnwesen, die allerdings beide eher schlank aufgestellt sind. Zu den interessantesten neuen Funktionen gehört das Kundencenter, in dem man zum Beispiel Angebote bereitstellen kann. Nehmen Kunden die Offerte an, informiert Lexoffice per Push-Meldung auf dem Smartphone. Zuletzt hat Hersteller Lexware den Online-Dienst deutlich erweitert: So liefert etwa das Dashboard eine Übersicht zu den Finanzkonten und Kunden können ihre Rechnung per QR-Code schneller bezahlen. Lexoffice lässt sich mittlerweile um mehr als 60 Partnerlösungen ergänzen.

Papierkram

Was Papierkram vom Wettbewerb unterscheidet, ist die Orientierung an den Bedürfnissen von Projektdienstleistern. Anders als bei Lexoffice und sevDesk sind hier Projektzeiterfassung und Projektverwaltung enthalten. So können Anwender etwa aus Angeboten Projekte erstellen, Budgets definieren oder Projektauswertungen abrufen. Für Nutzer, die auf Stundensatzbasis abrechnen, ist die direkte Übernahme der erfassten Zeiten in die Abrechnung ein Pluspunkt. Neben der obligatorischen EÜR liefert Papierkram die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und Informationen zum Cashflow. Elektronische Rechnungen im XRechnung-Format gehören längst nicht überall zum Standardrepertoire. Die Tatsache, dass mehrere Ansprechpartner pro Firmenkontakt möglich sind, vereinfacht die Kommunikation mit größeren Kunden. Das Online-Banking lässt sich ausschließlich dafür nutzen, Zahlungsströme in die Buchhaltung zu übernehmen. Neu hinzugekommen sind vereinfachte Bezahlverfahren für Kunden per Paypal und Girocode und die Option, Belege über die mobile App zu scannen und zu verarbeiten.

Fazit

Klare Empfehlungen sind bei kaufmännischen Lösungen schwierig, denn es kommt stets auf die individuellen Anforderungen und das vorhandene Systemumfeld an. Was bei einer Firma passt, kann bei der anderen problematisch sein, etwa weil eine bestimmte Schnittstelle fehlt. Gemessen am Funktionsumfang und der Benutzerführung, schneidet Lexware financial office 2023 im Vergleich am besten ab. Die Software ist mit viel Liebe zum Detail ausgestattet und deckt als einziges Tool im Testfeld nahezu alle Buchhaltungsdisziplinen ab. Bei den Cloud-Diensten steht Lexoffice ganz oben auf dem Treppchen. Der Service überzeugt mit einer aktiven Anwenderunterstützung und einer lebendigen Produktentwicklung.

Expertenmeinung

Klassische Software oder Cloud – an dieser Frage scheiden sich die Geister. Für ein Softwarepaket spricht auf den ersten Blick die Sicherheit. Hier entscheidet man schließlich selbst, wo sensible Daten gespeichert werden. Aber ist das am Ende wirklich sicherer als in einem professionell betriebenen Rechenzentrum? Der Preis dürfte bei der Entscheidung keine Rolle spielen, denn auch für eine Software werden Jahr für Jahr Lizenzgebühren fällig. Und die sind nicht selten teurer als die Mietkosten für einen Online-Dienst. Klar ist, dass die Cloud für viele Start-ups und Unternehmen mit digitalen Geschäftsmodellen die interessantere Lösung ist. Hier kann man blitzschnell den Umfang erweitern – etwa um zusätzliche Nutzer oder Funktionen, die häufig von Partnern stammen und sich mit via Application Programming Interface (API) einbinden lassen. Auch mobile Apps sind bei Cloud-Diensten oft besser ausgestattet als bei klassischer Software.

Testverfahren kaufmännische Lösungen

Getestet wurden kaufmännische Lösungen mit Auftragsbearbeitung und einer einfachen Gewinnermittlung (EÜR). Zusatzpunkte gibt es für Funktionen wie Bilanzierung, Kassenbuch, Online-Banking oder digitale Belegarchivierung. Ein weiterer wichtiger Aspekt waren Dashboards und Geschäftsberichte. Zudem haben wir Funktionen bewertet, die Anwendern Zeit ersparen wie etwa mobile Apps oder die Erweiterung mit zusätzlichen Systemen – etwa für Lohnabrechnung oder Belegmanagement. Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Benutzerfreundlichkeit. Zusätzliche Fachinformationen, eine selbsterklärende Bedienung und eine aktive Unterstützung sorgen für Effizienz und Sicherheit. Weil es bei einem Produktwechsel oft schwierig ist, alle Daten mitzunehmen, spielt auch eine Upgrade-Option auf größere Versionen eine Rolle. Last but not least sollte der Support bequem und möglichst kostenfrei zu erreichen sein.

Testübersicht Kaufmännische Komplettlösungen klassisch

Testübersicht Kaufmännische Komplettlösungen in der Cloud

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