Wann lohnen sich Firmenkreditkarten?

Firmenkreditkarten verringern den administrativen Aufwand in der Buchhaltung! Foto: iStock.com/Moon Safari

Viele Firmen geben Kreditkarten für ihre Mitarbeiter aus. Welche sind die Vor- und Nachteile einer solchen betriebsinternen Maßnahme? Jetzt informieren.

Die Vor- und Nachteile einer Firmenkreditkarte: Den administrativen Aufwand der Buchhaltung minimieren

Mitarbeiter, die für ihre Firma häufig auf Geschäftsreisen gehen, bestreiten viele Ausgaben im Namen ihres Arbeitgebers. Bis vor ein paar Jahren lief es so ab, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in Vorkasse ging. Bei jeder Ausgabe mussten Zahlungsbelege angefordert werden. Diese galt es zu sammeln und spätestens am Monatsende der Buchhaltung des Arbeitgebers vorzulegen. Die Belege wurden geprüft und wenn alles mit rechten Dingen zuging, wurde den betreffenden Mitarbeitern die Ausgaben zurückerstattet. In der Regel ist dieser Ablauf mit einem enormen Administrationsaufwand für die firmeneigene Buchhaltung verbunden.

Deshalb hat sich in den letzten Jahren in vielen Führungsetagen die Einsicht durchgesetzt, dass vor allem für diese Mitarbeiter eine firmeneigene Kreditkarte eine akzeptable Lösung ist, um diesen Aufwand in Grenzen zu halten. Eine Firmenkreditkarte gibt es in verschiedenen Ausführungen und eine genaue Übersicht über die jeweiligen Möglichkeiten sind für jeden Einzelfall auf Portalen wie https://www.verivox.de/kreditkarte/business/ problemlos abzurufen. Im Allgemeinen wird zwischen Business Kreditkarte und Corporate Card unterschieden. Zudem ist es ratsam, in einer Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter die Abwicklung privater Ausgaben über die Firmenkreditkarte auszuschließen.

Welcher Bedarf ist zu befriedigen?

Der Gebrauch von Kreditkarten hat sich auch in Deutschland stetig erweitert und so sieht man sich als Firmenchef/in einer Anzahl von Anbietern gegenüber, deren Produkte mit unterschiedlichen Vorzügen punkten. Wichtig ist deshalb vorab, sich bei jedem infrage kommenden Mitarbeiter darüber klar zu werden, welche Anforderungen die Karte erfüllen soll. Dabei steht auch die Größe der Firma im Vordergrund. Viele Details sind mit den Anbietern verhandelbar. Zu nennen seien hier z. B. die Gebühren für Barabhebungen im Ausland.

Zur Minimierung des Arbeitsaufwandes lässt sich meist eine Kreditkartenübersicht ins betriebseigene Buchhaltungsprogramm integrieren. Auch eine Firmenkreditkarte mit integriertem Versicherungspaket ist nützlich, um zu vermeiden, eine Unmenge separater Versicherungen abschließen zu müssen.

Firmenkreditkarten sind, wie bereits erwähnt, in zwei Kategorien erhältlich. Für kleinere Firmen und auch Selbstständige haben die Anbieter die Business-Karte im Programm. Diese wird in begrenzter Zahl ausgestellt, im Regelfall bis zu 20 Stück pro Firma. Zusatzleistungen wie Bonuspunkte und Versicherungspakete sind nur in begrenztem Umfang im Angebot. Demgegenüber ist die Corporate Card für größere Firmen interessant. Durch die Ausstellung einer größeren Anzahl an Karten kann mit den Anbietern über niedrigere Gebühren und umfangreichere Zusatzleistungen verhandelt werden.

In der letzten Zeit drängen Anbieter auf den Markt, welche die umfangreichen Vergünstigungen der Corporate Card auch Einzelunternehmern zu Verfügung stellen.

Vorteile einer Firmenkreditkarte

An erster Stelle ist hier der bessere Überblick über betriebsinterne Ausgaben zu nennen. Jede Zahlung eines Mitarbeiters wird sofort kenntlich gemacht. Zudem bleibt die Liquidität erhalten. Mussten früher meist Vorschüsse ausgezahlt werden, damit Mitarbeiter ihre Reisespesen für Hotel und Verpflegung begleichen konnten, wird heutzutage die Karte gezückt und die Kosten später bezahlt. Viele Anbieter gewähren verlängerte Zahlungsziele von bis zu 75 Tagen. Oft enthalten die Angebote Reiserücktritts-, Gepäck- und Auslandskrankenversicherung.

Viele Anbieter locken mit attraktiven Vergünstigungen. Bonusprogramme für Mitarbeiter können ausgehandelt werden. Wenn diese weitergegeben werden, dient das zur Motivationssteigerung des betreffenden Angestellten. Es sollte jedoch im Hinterkopf behalten werden, dass es sich dabei um geldwerte Vorteile handelt und das zuständige Finanzamt am Jahresende Ansprüche anmelden wird.

Nutzungsvereinbarung mit Mitarbeitern absprechen

Natürlich besteht die Gefahr eines Missbrauchs. Mit den geeigneten Maßnahmen ist diese Gefahr allerdings zu vernachlässigen. Auch ohne Kreditkarte sind dem Mitarbeiter vom Unternehmen alle Auslagen zu erstatten.

Die Ausgabe einer Firmenkreditkarte wird vom Mitarbeiter oft als Vertrauensvorschuss gewertet, den es zurückzuzahlen gilt. In Anbetracht der immensen administrativen Erleichterungen ist eine Firmenkreditkarte somit in der Gesamtheit positiv zu bewerten.

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