Mehr Effizienz im Büro 

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Kaufmännische Lösungen helfen, die Verwaltung zu automatisieren, Papierarchive abzuschaffen und Kunden einen besseren Service zu bieten. Ob eine klassische Software oder ein Cloud-Dienst die bessere Wahl ist, entscheiden die individuellen Anforderungen. Wir haben vier Softwarepakete und drei Online-Lösungen genauer unter die Lupe genommen. 

Steigende Energiepreise und Materialkosten setzen viele Unternehmen unter Druck. Nicht immer kann man die zusätzliche Belastung eins zu eins an die Kunden weiterreichen. Dann hilft nur noch sparen oder effizienter arbeiten. Besonders in der Verwaltung lässt sich dabei so manche Reserve heben. Denn Buchhaltung, Auftragsbearbeitung oder Anlagenverwaltung sind eng miteinander verknüpft. Kaufmännische Lösungen vermeiden Doppeleingaben und übernehmen viele Aufgaben automatisch. Der Papierkram ist also schneller erledigt und es passieren weniger Fehler. Und wer den Jahresabschluss selbst erstellt, spart auch noch die Ausgaben für den Steuerberater. 

Klassische Software oder Cloud-Lösung?

Die Vorteile klassischer Softwarepakete liegen im oft höheren Funktionsumfang ausgereifter Lösungen. Nachteilig ist, dass man für Datensicherheit und Wartung selbst zuständig ist und man im Wesentlichen auf ein Betriebssystem setzt. Es gibt zwar mobile Lösungen, doch ist der Funktionsumfang in aller Regel begrenzt. Im Ergebnis ist arbeiten also etwas unflexibler. Auch zusätzliche Nutzer und Funktionen lassen sich nicht so einfach nachrüsten wie bei einem Cloud-Dienst. Meist muss man zunächst eine umfangreichere Version installieren, um die Daten dann neu einzuspielen. In der Cloud lassen sich fehlende Kapazitäten hingegen mit wenigen Klicks einfach dazu buchen. Zu guter Letzt gilt, wer grundsätzlich ein Problem damit hat, sensible Daten in einem externen Rechenzentrum aufzubewahren, ist mit einer klassischen Software besser bedient. 

Klassische Software

Sage 50 Connected 

Mit dem kaufmännischen Komplettpaket Sage 50 Connected kann man wenig falsch machen. Die Software ist ausgereift und im Detail ähnlich gut ausgestattet wie Lexware financial office 2024. Das gilt vor allem für die Auftragsbearbeitung: So können etwa Elektronikhändler Seriennummern verfolgen oder die Lebensmittel- und Chemiebranche ganze Chargen. Beides ist bei Einstiegslösungen keine Selbstverständlichkeit. Um Webshops nahtlos in die Ein- und Verkaufsprozesse zu integrieren, gibt es spezielle Connectoren, die für ein hohes Automatisierungsniveau sorgen. Das ist nicht nur kostengünstig, sondern vermeidet im Massengeschäft auch unnötige Fehler. Eingabemasken und Datenstruktur sind in der Auftragsbearbeitung selbsterklärend und in der Buchhaltung leicht zu erlernen, sodass man schnell starten kann. Ein Pluspunkt ist die intelligente Suchfunktion, die Kunden, Produkte oder Eingabemasken recherchiert. Bei komplexen Aufgaben, wie etwa Periodenabschlüssen, helfen Assistenten. Für unterwegs gibt es zusätzlich eine mobile App, die aber nur kundennahe Prozesse beinhaltet. Wem der Basisfunktionsumfang nicht reicht, kann weitere Funktionen wie Kasse, Inventuren oder die elektronische XRechnung nachrüsten. 

WISO Mein Büro Desktop Basis 

Im Vergleich zur Cloud-Version WISO Mein Büro Rechnungen ist die kaufmännische Software WISO Mein Büro Desktop Basis breiter aufgestellt. So ist zum Beispiel die Einnahme- Überschuss-Rechnung (EÜR) enthalten, während man in der Cloud lediglich kontieren kann. In der Basis-Version ist die Software auf die wichtigsten Funktionen reduziert und lässt sich für wenig Geld mieten. Allerdings können sich die Kosten durch optionalen Module schnell erhöhen. So entsprechen die zusätzlichen Kosten für das digitale Belegmanagement in etwa dem Mietpreis der Software selbst. Was den Funktionsumfang betrifft, konzentriert sich WISO Mein Büro auf das Notwendigste. Dennoch gibt es einige erfreuliche Details zu entdecken. So werden bei der Auftragsbearbeitung Lohn- und Materialkosten getrennt ausgewiesen, was vor allem für Handwerker von Vorteil ist. Auch Abschlags- und Sammelrechnungen finden Unterstützung. Wer Jahresabschluss und Steuererklärung selbst erstellt, kann sich über die Anbindung an die Steuersoftware WISO Steuer freuen. Damit lassen sich die Ergebnisse der EÜR direkt in die Steuererklärung übernehmen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler. WISO Mein Büro ist eine übersichtliche Software mit einer gefälligen, modernen Oberfläche. Die Prozesse sind leicht zu verstehen und die Datenbank ist flexibel genug, um etwa individuelle Mengen- und Kundenrabattstrukturen umzusetzen. Reichen Funktionen und Kapazität nicht aus, ist ein Wechsel auf größere Versionen möglich. 

WISO EÜR+Kasse 2024 

Die mit Abstand günstigste Software im Testfeld ist für Freiberufler und Kleinbetriebe gedacht, die nicht Gefahr laufen, eines Tages in die Bilanzierung zu rutschen. Mit Anlagenverwaltung, Buchhaltung, Banking, Kasse und Fahrtenbuch ist WISO EÜR+Kasse 2024 ausgesprochen gut ausgestattet. Wie bei WISO Mein Büro kann man auch hier die Daten aus der Gewinnermittlung direkt in die Steuererklärung übernehmen. Lange Zeit war WISO EÜR+Kasse das einzige Paket ohne digitale Belegverwaltung. Das hat sich in der neuen Version geändert: Die Software ist nun an die WISO Steuerbox angebunden, die auch bei WISO Steuer zum Zuge kommt. Allerdings ist das Handling nicht auf die Anforderungen einer kaufmännischen Software zugeschnitten. Anstatt die Belege werden mit dem Buchungssatz unveränderlich zu speichern, wird nur ein Querverweis hinterlegt. Auf Aktenorder kann man daher auch weiterhin nicht verzichten. Zudem ist dabei der manuelle Aufwand hoch. Ansonsten ist WISO EÜR+Kasse leicht zu bedienen und für Anfänger bestens geeignet. Da die einzelnen Module vernetzt sind, lassen sich Buchungen aus den verschiedenen Bereichen halbmanuell in die Buchhaltung übernehmen. Auf eine mobile App muss man ebenso verzichten wie auf ein Business Cockpit mit aktuellen Geschäftszahlen. Stattdessen gibt es eine sehr umfangreiche Sammlung druckorientierter Berichte. WISO EÜR+Kasse ist die einzige Software im Test, die auch auf dem Mac läuft. Theoretisch könnte man die Datenbank über Online-Speicher synchronisieren und plattformübergreifend parallel arbeiten – auf eigenes Risiko. 

Lexware financial office 2024 

Lexware financial Office verbindet den hohen Funktionsumfang einer etablierten kaufmännischen Software mit sinnvollen Cloud-Komponenten. Anwender profitieren so effizienten, modernen Prozessen. Bestes Beispiel ist die digitale Belegverarbeitung: Hier werden Dokumente über die Windows-Auswahl oder per Drag & Drop in den Posteingang verschoben. Anschließend hilft eine KI die per OCR ausgelesenen Belegdaten zu interpretieren und auf die einzelnen Felder der Buchungsmaske zu verteilen. Am Ende sind nur wenige Klicks erforderlich, um den Geschäftsvorgang zu buchen. Ein effizientes und sicheres Verfahren. In der Auftragsbearbeitung ist unter anderem der Export anstehender Lieferungen an den Paketdienst DHL hinzugekommen. Ebenso wie Sage 50 Connected überzeugt auch Lexware financial office mit einer Detailverliebtheit, die zum Beispiel Stücklisten, Seriennummern- und Chargenverwaltung umfasst. Auch an Abschlagsrechnungen und mehrstufige Rabattstaffeln ist gedacht. Einsteiger profitieren zudem von umfangreichen Hilfen wie etwa Plausibilitätschecks oder intelligente Assistenten, die man nur noch durchklicken muss. Mobil gibt es eine Web-App, mit der sich unterwegs Kundenadressen abrufen, Aufträge erfassen oder Geschäftszahlen einsehen lassen. Lexware financial office ist das einzige Softwarepaket, das die Lohnabrechnung an Bord hat. An dem ohnehin perfekt aufgesetzten Abrechnungsprozess hat sich im Vergleich zum Vorjahr kaum etwas getan. So wird etwa der aktuelle Mindestlohn unterstützt und man kann bei Bedarf auch mehrere Dienstfahrzeuge abrechnen.  

Cloud-Dienste 

Cloud-Dienste sind im Vergleich zur klassischen Software im Detail oft weniger gut ausgestattet. Wer Funktionen wie etwa Stücklisten oder Mindestbestellmengen benötigt, sucht manchmal vergebens. Dafür sind die Lösungen meist leichter zu bedienen und technisch moderner. Etwa, was den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Belegerkennung angeht. Zudem zahlt man monatlich, bei kurzen Kündigungsfristen. 

sevDesk Buchhaltung 

sevDesk Buchhaltung kombiniert die Bereiche Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und Anlagenverwaltung. Mit Blick auf den Jahresabschluss wird ausschließlich die EÜR angeboten. Für kleine Unternehmen und Freiberufler ist damit alles an Bord. Ein übersichtliches Dashboard bringt die wichtigsten Geschäftszahlen auf den Punkt, könnte aber wie die druckorientierten Auswertungen umfangreicher besetzt sein – zum Beispiel mit Periodenvergleichen. Wer Kostenstellen pflegt, kann die EÜR für einzelne Unternehmensbereiche getrennt abrufen. Ein echter Pluspunkt sind die Serienrechnungen, die auf der Einnahmen- und Ausgabeseite für Effizienz sorgen. Auf diese Weise lassen sich regelmäßige Zahlungen wie etwa für Miete sehr schnell verarbeiten. Die Bereiche Kunden und Produkte sind eher rudimentär gestaltet. Es gibt nur wenig Optionen, individuelle Rabattstaffeln einzurichten. Der digitale Belegeingang ist so ausgerichtet, dass man neue Dokumente sofort verarbeitet. Ein übersichtlicher Posteingangskorb wie bei Lexoffice fehlt. Dafür ist die Belegerkennung ordentlich und die Buchungsmaske einfach zu bedienen. Für komplexe Vorgänge besteht die Option, Splittbuchungen zu nutzen. Die Kundenhistorie ist in mehreren Abschnitten gegliedert, was für eine bessere Übersicht sorgt, zudem lassen sich externe Dokumente hochladen, was etwa bei Rahmenvereinbarungen praktisch ist. Für das mehrstufige Mahnwesen, Inventar und Zeiterfassung fallen zusätzliche Gebühren an. Generell ist sevDesk schlank strukturiert und setzt auf Partnerlösungen. So können Anwender Module zu Reisekosten oder E-Commerce einfach hinzubuchen. Eine mobile App gibt es aktuell nur für Smartphones. 

Lexoffice XL 

Lexoffice XL ist ähnlich strukturiert wie sevDesk und kommt mit den Grundmodulen Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Kasse und Banking. Ein Highlight des Cloud-Dienstes ist seine Flexibilität. So können Nutzer unterwegs zwischen Smartphone und Tablet wechseln. Zudem kann man mehrere Dokumente gleichzeitig in den Belegeingang verschieben und später verarbeiten. Die grafische Darstellung der Belege erleichtert es, die Vorgänge in einer effizienten Reihenfolge zu bearbeiten. Die Belegerkennung funktionierte im Test nicht perfekt, war aber dennoch sehr zielsicher. Das Dashboard von Lexoffice ist weniger umfangreich als bei sevDesk, doch dafür gibt es auch auf Kundenebene grafische Auswertungen. Mit diesen kann man sich vor einem Kundengespräch rasch einen Überblick verschaffen. Neu hinzugekommen ist die Option, mehrere Lieferscheine in eine Sammelrechnung zu überführen, was bei laufenden Geschäftsbeziehungen Zeit spart und für mehr Transparenz sorgt. Nützlich ist das Kundenportal, das elektronische Belege zum Download bereitstellt. Hier können Kunden dann bei Angeboten zwischen Positionen wählen, Aufträge bestätigen oder Rechnungen bezahlen. Ähnlich wie sevDesk lässt sich auch Lexoffice XL mit Drittapplikationen erweitern. Zudem kann man bei Bedarf eine komplette Lohnabrechnung hinzubuchen. 

Papierkram 

Papierkram ist für Projektdienstleister und Freiberufler interessant, die einen Teil Ihrer Umsätze auf Stundenbasis abrechnen oder entsprechende Nachweise erbringen. Was bei anderen Diensten hinzugebucht werden muss, hat Papierkram bereits an Bord: Projektzeiterfassung und Projektverwaltung. Damit können Anwender aus Angeboten Projekte erstellen, Budgets festlegen oder Projektauswertungen abrufen. Die erfassten Stunden lassen sich zudem direkt in die Abrechnung übernehmen, was Fehler vermeidet, und eine echte Zeitersparnis bedeutet. Ebenso einfach ist es, projektbezogene Belege an Kunden weiter zu berechnen. In Sachen Reporting liefert Papierkram neben dem Dashboard unter anderem EÜR und betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Ein Pluspunkt sind die elektronischen Rechnungen im xRechnung-Format, die man beim Wettbewerb mitunter kostenpflichtig hinzubuchen muss. Zusätzlich kann man Dokumente in der neuesten Version auch einfach als Download-Link bereitstellen. Ebenfalls neu sind Abschlagsrechnungen, wie sie etwa im Handwerk üblich sind. Eine Einschränkung gibt es beim Online-Banking, mit dem man lediglich Umsätze kontieren kann. Über die mobile App lassen sich Belege scannen und verarbeiten. 

Fazit 

Bei den klassischen Softwarepaketen hat uns Lexware financial office 2024 am besten gefallen. Die Lösung ist ausgewogen, zeigt in keinem Bereich Lücken und hat sogar die Lohnabrechnung an Bord. Zudem ist die Buchungsmaske einfacher zu bedienen und der Umgang mit digitalen Belegen komfortabler als beim Zweitplatzierten. Sage 50 Connected überzeugte ebenfalls mit einem hohen Funktionsumfang und einer für eine Einstiegslösung guten Erweiterbarkeit. Als Preistipp ist WISO EÜR+Kasse 2024 empfehlenswert. Die knapp 80 Euro teure Software ist für Freiberufler und nebenberuflich Selbstständigen absolut ausreichend und ist zusätzlich mit einer Anlagenverwaltung und einem Fahrtenbuch ausgestattet. Inzwischen gibt es sogar eine Art elektronischen Belegeingang. Bei den Cloud-Diensten hat hingegen Lexoffice die Nase vorn. Der Dienst überzeugte mit einem souveränen Umgang mit digitalen Belegen und einem sehr übersichtlichen Verarbeitungsprozess. sevDesk und Papierkram folgen knapp dahinter und sind ebenfalls professionell aufgestellt. Während sevDesk bei wiederkehrenden Belegen punktet, überzeugt Papierkram mit einer ausgefeilten Projektverwaltung.  

Testübersicht Kaufmännische Komplettlösungen

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