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Geschäftsreisen privat verlängern: So spielt das Finanzamt mit

Eine Geschäftsreise privat verlängern - warum nicht? Foto: Hotel.de
Eine Geschäftsreise privat verlängern - warum nicht? Foto: Hotel.de

An die Geschäftsreise ein paar private Urlaubstage anhängen? Wer würde das nicht gern tun. Wenn Sie diese Tipps beherrschen, spielt auch das Finanzamt mit

Regelmäßige Businesstrips gehören zu Ihrem Berufsleben. Das bietet manchmal die Chance, die Dienstreise mit einem privaten Trip zu verbinden. Damit aber auch die anschließende Reisekostenabrechnung entspannt verläuft, gilt es, einige Punkte zu beachten. Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten zur privaten Verlängerung von Geschäftsreisen zusammengefasst.

Sind gemischte Dienst- und Privatreisen überhaupt möglich?

Ja. Das hat der Bundesfinanzhof im Jahr 2009 ausdrücklich so entschieden (Az. GrS 1/06). Damit kippte er das bis dahin geltende sogenannte Aufteilungsverbot. Davor ließen sich nur lupenreine Dienstreisen steuerlich absetzen. Seit der BFH-Entscheidung lassen sich Privat- und Geschäftsreisen kombinieren und der geschäftliche Teil lässt sich absetzen.

Wie sind gemischte Reisen abzurechnen?

Wenn Sie selbständig sind und an eine Geschäftsreise ein privates Wochenende dranhängen, dann müssen Sie die gemeinsamen Kosten, zum Beispiel für die Anreise, in einen dienstlichen und einen privaten Anteil aufteilen. Nur der dienstliche Teil ist als Betriebsausgabe abziehbar. Bei Hotel- und Verpflegungsaufwand lassen Sie sich am besten getrennte Rechnungen für die betrieblich veranlassten Zeiten und das Privatvergnügen schreiben. Die “dienstliche” Rechnung ist dann zu 100 Prozent absetzbar.

Beispiel: Sie fahren für vier Tage dienstlich nach Berlin und bleiben anschließend noch zwei Tage privat da. Dann können Sie für vier Tage und vier Nächte die Verpflegungspauschale und Hotelkosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Flug- oder Fahrtkosten sind zu zwei Dritteln betrieblich absetzbar, ein Drittel ist privat; entsprechend müssen auch die Kilometer in einem Fahrtenbuch erfasst werden.

Muss ich bei der Anreise immer einen Privatanteil abziehen?

Als Selbständiger muss man grundsätzlich die Flug- und anderen Reisekosten aufteilen. So geht es eindeutig aus dem BGH-Urteil von 2009 hervor.  Arbeitnehmer sind da besser dran: Bei ihnen hat der Arbeitgeber ja die Reise ja in aller Regel angeordnet. Folglich trägt er auch die dadurch intendierten Kosten komplett und kann sie anschließend voll als Betriebsausgaben ansetzen. Der Arbeitnehmer hat nur die ggf. höheren Reisekosten zu tragen. Umgekehrt kann es vorkommen, dass ein betrieblich veranlasster Aufenthalt aus Kostengründen verlängert wird, weil ein späterer Rückflug einen günstigeren Preis aufweist. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber sogar noch die dadurch entstehenden Verpflegungskosten.

In Einzelfällen berichten Steuerpflichtige mittlerweile, dass ihr Finanzamt bei eindeutig beruflichem Reisegrund die Einschätzung einer „untergeordneten privaten Mitveranlassung“ und damit die Behandlung ähnlich einer Dienstreise für Angestellte akzeptiert hat. Eine selbständige IT-Fachkraft reiste z.B. im Rahmen eines größeren Auftrags zur Inbetriebnahme der Maschine und verband die Reise mit einem Privataufenthalt. Die Folge: Die Kosten für die Hin- und Rückreise ließen sich vollständig der Geschäftsreise zuschlagen und steuerlich absetzen.

Ab wann beginnt ein privater Anteil?

Bei zehn Prozent der Reise. Wenn der dienstliche Anteil über 90 Prozent beträgt, sind sämtliche Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar: Flug, Fahrt, Verpflegungsmehraufwendungen, Hotel. Belegen lässt sich das z.B. mit einem Terminkalender.

Was ist, wenn ich hauptsächlich privat unterwegs bin?

Wenn umgekehrt der private Anteil über 90 Prozent beträgt, und die Reise zu weniger als zehn Prozent dienstlich durchgeführt wird (etwa ein Kundentermin im Rahmen eines Urlaubs), so darf kein Anteil an den Reisekosten mehr abgezogen werden. Es sind lediglich Sonderfahrten mit der entsprechenden Tagespauschale als Betriebsausgabe abziehbar, die Flug- oder Fahrtkosten zum Urlaubsort aber nicht.

Ab wann zählt ein Tag komplett als Geschäftsreisetag?

Wenn Ihre betrieblich veranlassten Aktivitäten sieben bis neun Stunden täglich dauern, dann sind dafür die Verpflegungspauschale und Hotelkosten als Betriebsausgaben absetzbar.  

Was ist mit ungeplanten freien Tagen?

Entstehen während der Dienstreise ungeplante freie Tage, die dienstlich veranlasst aber nicht zu vermeiden sind, können diese auch in der Reisekostenabrechnung angegeben werden, auch wenn der Arbeitnehmer diese Tage mit privaten Unternehmungen verbringt.

Und wenn ich den Partner auf eine Dienstreise mitnehme?

Dann ist besonders wichtig, von vornherein die Kosten für Privates und Geschäftliches sowie für die Begleitperson zu trennen, damit später keine Komplikationen bei der Abrechnung auftreten. Bei der Mitnahme des Partners muss der Arbeitgeber die Rechnung für das Doppelzimmer nicht übernehmen. Hier ist ein Vergleichsangebot des Hotels hilfreich, in dem die theoretischen Kosten für ein Einzelzimmer aufgeführt sind. Das gleiche gilt für alle anderen Kosten, die sich bei Mitnahme einer zweiten Person verändern.

Wie belege ich gemischte Kosten?

Um die Kosten für die Betriebsreise erstattet zu bekommen, sollten alle erforderlichen Belege vorliegen. Sind diese nicht vorhanden, genügen auch Eigenbelege, die vom Reisenden selbst mit Betrag, Datum und Dauer des jeweiligen Postens dokumentiert und unterschrieben werden müssen. Dabei ist schon während des Aufenthalts darauf zu achten, dass private Kosten und geschäftliche stets getrennt werden. Reisende sollten unterschiedliche Kreditkarten nutzen oder private Angelegenheiten in bar zahlen.

Wird die Urlaubsreise der Dienstreise direkt angehängt, lässt diese sich meist am einfachsten bezüglich Reisekostenabrechnung in privat und geschäftlich aufteilen. Hierzu sind ein eindeutiges Ende der Dienstreise und ein Anfangsdatum für die Urlaubsreise anzugeben, ab dem der Arbeitnehmer für seine Kosten selbst aufkommen muss.

(hwr)



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