An die Geschäftsreise ein paar private Urlaubstage anhängen? Wer würde das nicht gern tun. Wenn Sie diese zehn Tipps beherrschen, spielt auch das Finanzamt mit
Regelmäßige Businesstrips gehören zu Ihrem Berufsleben. Das bietet manchmal die Chance, die Dienstreise mit einem privaten Trip zu verbinden. Damit aber auch die anschließende Reisekostenabrechnung entspannt verläuft, gilt es, einige Punkte zu beachten. Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten zur privaten Verlängerung von Geschäftsreisen zusammengefasst.
Ja. Das hat der Bundesfinanzhof im Jahr 2009 ausdrücklich so entschieden (Az. GrS 1/06). Damit kippte er das bis dahin geltende sogenannte Aufteilungsverbot. Nur lupenreine Dienstreisen ließen sich früher steuerlich absetzen. Seit der BFH-Entscheidung lassen sich Privat- und Geschäftsreisen kombinieren und der geschäftliche Teil lässt sich absetzen.
Wenn Sie an eine Dienstreise ein privates Wochenende dranhängen, dann müssen Sie die gemeinsamen Kosten, zum Beispiel für die Anreise, in einen dienstlichen und einen privaten Anteil aufteilen. Nur der dienstliche Teil ist als Betriebsausgabe abziehbar. Bei Hotel- und Verpflegungsaufwand lassen Sie sich am besten getrennte Rechnungen für die betrieblich veranlassten Zeiten und das Privatvergnügen schreiben. Die “dienstliche” Rechnung ist dann zu 100 Prozent absetzbar.
Beispiel: Sie fahren für vier Tage dienstlich nach Berlin und bleiben anschließend noch zwei Tage privat da. Dann können Sie für vier Tage und vier Nächte die Verpflegungspauschale und Hotelkosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Flug- oder Fahrtkosten sind zu zwei Dritteln betrieblich absetzbar, ein Drittel ist privat; entsprechend müssen auch die Kilometer in einem Fahrtenbuch erfasst werden.
Grundsätzlich ja. Aber es gibt Ausnahmen. Wenn bei Arbeitnehmern durch die private Verlängerung keine erhöhten Kosten für An- und Abreise entstehen, so trägt der Arbeitgeber diese idR komplett. Durch die Verlängerung entstandene, höhere Reisekosten trägt hingegen der Arbeitnehmer. Allerdings kann es vorkommen, dass ein betrieblich veranlasster Aufenthalt aus Kostengründen
verlängert wird, weil ein späterer Rückflug einen günstigeren Preis aufweist. In diesem Fall
trägt der Arbeitgeber sogar noch die dadurch entstehenden Verpflegungskosten.
Bei zehn Prozent der Reise. Wenn der dienstliche Anteil über 90 Prozent: beträgt, sind sämtliche Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar: Flug, Fahrt, Verpflegungsmehraufwendungen, Hotel. Belegen lässt sich das z.B. mit einem Terminkalender.
Wenn umgekehrt der private Anteil über 90 Prozent beträgt, und die Reise zu weniger als zehn Prozent dienstlich durchgeführt wird (etwa ein Kundentermin im Rahmen eines Urlaubs), so darf kein Anteil an den Reisekosten mehr abgezogen werden. Es sind lediglich Sonderfahrten mit der entsprechenden Tagespauschale als Betriebsausgabe abziehbar, die Flug- oder Fahrtkosten zum Urlaubsort aber nicht.
Wenn Ihre betrieblich veranlassten Aktivitäten sieben bis neun Stunden täglich dauern, dann sind dafür die Verpflegungspauschale und Hotelkosten als Betriebsausgaben absetzbar.
Entstehen während der Dienstreise ungeplante freie Tage, die dienstlich veranlasst aber nicht zu vermeiden sind, können diese auch in der Reisekostenabrechnung angegeben werden, auch wenn der Arbeitnehmer diese Tage mit privaten Unternehmungen verbringt.
Dann ist besonders wichtig, von vornherein die Kosten für Privates und Geschäftliches sowie für die Begleitperson zu trennen, damit später keine Komplikationen bei der Abrechnung auftreten. Bei der Mitnahme des Partners muss der Arbeitgeber die Rechnung für das Doppelzimmer nicht übernehmen. Hier ist ein Vergleichsangebot des Reisebüros oder Hotels nötig, in dem die alternativen Kosten für ein Einzelzimmer aufgeführt sind. Das gleiche gilt für alle anderen Kosten, die sich bei Mitnahme einer zweiten Person verändern.
Um die Kosten für die Betriebsreise erstattet zu bekommen, sollten alle erforderlichen Belege vorliegen. Sind diese nicht vorhanden, genügen auch Eigenbelege, die vom Reisenden selbst mit Betrag, Datum und Dauer des jeweiligen Postens dokumentiert und unterschrieben werden müssen. Dabei ist schon während des Aufenthalts darauf zu achten, dass private Kosten und geschäftliche stets getrennt werden. Reisende sollten unterschiedliche Kreditkarten nutzen oder private Angelegenheiten in bar zahlen.
Wird die Urlaubsreise der Dienstreise direkt angehängt, lässt diese sich meist am einfachsten bezüglich Reisekostenabrechnung in privat und geschäftlich aufteilen. Hierzu sind ein eindeutiges Ende der Dienstreise und ein Anfangsdatum für die Urlaubsreise anzugeben, ab dem der Arbeitnehmer für seine Kosten selbst aufkommen muss.
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(hwr)