Kaufmännische Komplettlösungen

Vergleichen lohnt sich auch bei kaufmännischen Komplettlösungen. Foto: Thinkstock

Wer denkt, die deutsche Wirtschaft bestehe in erster Linie aus DAX-Konzernen wie VW, Bayer und der Deutschen Bank, täuscht sich gewaltig: In Deutschland gibt es rund 3,5 Millionen Betriebe. 99,7 Prozent davon sind kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Je kleiner die Organisation, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Buchhaltung von einem Profi erledigt wird. Doch Firmenchefs sind häufig durch Tagesgeschäft, Akquise und Kundenbetreuung voll ausgelastet. Die Folge: Die kaufmännische Seite wird vernachlässigt. Steuermeldungen landen zu spät beim Finanzamt, Fehler sind vorprogrammiert. Zwar könnte man die Angelegenheit einfach an einen Dienstleister auslagern, doch betriebswirtschaftlicher Sachverstand lässt sich so schwer aufbauen.

Und der ist wichtig, um das eigene Geschäft besser zu verstehen und Fehlentscheidungen zu vermeiden. Kaufmännische Komplettlösungen sind bereits für wenige hundert Euro zu haben – und sorgen für Transparenz, Sicherheit und effiziente Geschäftsprozesse. Einige Beispiele:

• Einmal erfasste Kunden und Artikel lassen sich bei Angeboten und Rechnungen wieder verwenden.
• Angebote werden per Mausklick in Rechnungen verwandelt.
• Buchungsvorlagen helfen, Geschäftsvorgänge zu verarbeiten.
• Berichte gibt es per Knopfdruck.

Die Frage lautet also nicht, ob eine kaufmännische Software sinnvoll ist, sondern vielmehr, welche am nützlichsten ist.

Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Die etablierten Lösungen sind seit vielen Jahren auf dem Markt. Allerdings hat jeder Hersteller eine andere Vorstellung davon, was unter einem kaufmännischen Komplettpaket zu verstehen ist. Zudem fallen auch die Bedürfnisse der Unternehmen unterschiedlich aus. Womit wir beim wichtigsten Punkt wären: Wer den Markt erfolgreich sondieren will, sollte die eigenen Anforderungen genau kennen. Schließlich fallen diese bei einem Handelsunternehmen grundsätzlich anders aus als bei einer Unternehmensberatung. Zudem ist Investition in kaufmännische Software von eher langfristigem Charakter. Der Grund dafür: Kaufmännische Lösungen lassen sich nicht so einfach austauschen wie etwa ein Bildbearbeitungsprogramm. Sie basieren auf unterschiedlichen Datenbanken und arbeiten mit verschiedenen Formaten. Ein späterer Wechsel wird dadurch erheblich erschwert. Nicht selten kommt es auch zu Informationsverlusten. Dadurch spielt nicht nur der aktuelle Bedarf eine Rolle, sondern auch die künftigen Anforderungen. Wichtige Aspekte sind in diesem Zusammenhang etwa Ausbaufähigkeit, Funktionsumfang, Schnittstellenausstattung, Mandanten- oder Netzwerkfähigkeit.

Zudem lohnt sich ein Blick auf den Anbieter. Er sollte nicht nur solvent, sondern auch in der Lage sein, die Software langfristig zu pflegen und steuerrechtliche Änderungen rechtzeitig umzusetzen. Das Updateverhalten der jüngeren Vergangenheit liefert hierzu erste Hinweise. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Benutzerfreundlichkeit. Die beste Ausstattung nützt schließlich wenig, wenn Funktionen schwer zu finden, Prozesse schwerfällig und Auswertungen kompliziert aufzubauen sind. Vorlagen, Automatismen und Eingabehilfen sorgen für Komfort und eine hohe Schlagzahl. Was allerdings unter „übersichtlich“ und „einfach“ zu verstehen ist, darüber gehen die Meinungen auseinander. Genau deshalb sollte man kaufmännische Software nicht allein auf Basis eines Datenblattes kaufen. Die meisten Anbieter stellen zeitlich oder funktional begrenzte Testversionen bereit. Eine gute Gelegenheit, um beispielsweise zentrale Prozesse durchzuspielen, ein Gefühl für die Benutzerführung zu entwickeln oder den Datenimport auszuprobieren.

Wichtige Markttrends

An der Art und Weise, wie Rechnungen und Buchungssätze erstellt werden, hat sich in den letzten Jahren wenig verändert. Taktgeber der Produktentwicklung ist meist der Gesetzgeber. Aber es gibt auch einige nennenswerte Trends, die zunehmend an Bedeutung gewinnen. Ein gutes Beispiel sind zusätzliche Cloud-Dienste, etwa für die Online-Prüfung von Kundenadressen, für den
Rechnungsversand oder das Kundenmanagement (CRM). Ein weiterer Trend sind mobile Apps, die Geschäftsdaten unterwegs auf Smartphones und Tablets bereitstellen. Die Daten werden dabei vom Arbeitsplatz an einen Cloud-Dienst übertragen und von dort auf die verschiedenen Endgeräte verteilt.

Noch ist der Prozess eine Einbahnstraße, denn Eingaben sind unterwegs nicht vorgesehen. Da die mobilen Apps zu Lexware financial office und Sage GSOffice noch nicht allzu lange auf dem Markt sind, dürfte sich daran in Zukunft vielleicht noch etwas ändern. Interessant sind die unterschiedlichen Ansätze: Während Lexware mit einer universellen Web App arbeitet, entwickelte Sage unterschiedliche, auf die jeweiligen Betriebssysteme zugeschnittene Apps.

Können Sie SEPA?

Anfang Februar geht der nationale Zahlungsverkehr in den verdienten Ruhestand. Er wird vom Europäischen Zahlungsraum (Single Euro Payments Area, kurz SEPA) abgelöst. Mit ihm verschwinden auch Bankleitzahl, Kontonummer und das deutsche Lastschriftverfahren. An seine Stelle treten International Bank Account Number (IBAN), Bank Identifier Code (BIC) und die SEPALastschrift. Während Banken Zahlungsaufträge von Privatkunden noch für einige Jahre kostenfrei konvertieren, sind Firmenkunden von dem Service ausgeschlossen. Mit anderen Worten: Sie müssen ab Februar Zahlungsaufträge im SEPA-Format einreichen und beim Lastschrifteinzug die Vorgaben des SEPA-Verfahrens einhalten. Doch das ist leichter gesagt als getan, denn die SEPA-Umstellung zieht sich wie ein roter Faden durchs ganze Unternehmen. So ist nicht nur der Zahlungsverkehr anzupassen, sondern beispielsweise auch Briefbögen, Geschäftspapiere, Webseiten und diverse Stammdaten. Den größten Aufwand dürfte allerdings das Lastschriftverfahren verursachen. Zwar bleiben bestehende Abbuchungsaufträge auch weiterhin gültig, doch müssen Lastschriftkunden hierzu belehrt und informiert werden. Wer sich über SEPA bis dato keine Gedanken gemacht hat, für den dürfte es tatsächlich knapp werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, zumindest die Schritte in die Wege zu leiten, mit denen unmittelbar die Liquidität des Unternehmens gesichert wird.

Zumindest softwareseitig muss man sich über SEPA keine großen Gedanken machen. Unsere drei Testkandidaten sind – im Rahmen ihres Funktionsumfangs – bestens auf den europäischen Zahlungsverkehr vorbereitet: Das Online-Banking ist mit den passenden Formularen ausgestattet, den Kunden-, Lieferanten-, und Mitarbeiterstammdaten können SEPA-Kontenverbindungen hinterlegt werden. Die Daten zu den einzelnen Lastschriften werden bei allen Programmen über eine Mandatsverwaltung kundenbezogen abgelegt. An unserem kleinen Test nahmen WISO Mein Büro 2014, Lexware financial office 2014 und Sage GS-Office 2014 teil.

Drei Komplettlösungen im Praxistest

Das Magazin Business&IT hat drei Komplettlösungen dem Praxistest unterzogen: Lexware financial office 2014, Sage GS-Office 2014 und WISO Mein Büro 2014.

Das sind die Ergebnisse …

Der Testsieger: Lexware financial office 2014

Das kaufmännische Komplettpaket Lexware financial office 2014 umfasst die Bereiche Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft. Die Software ist mandantenfähig und für Einzelplätze gedacht. financial office lässt sich flexibel ausbauen: Ein Update auf die plus-Version beschert Anwendern beispielsweise zusätzliche Funktionen wie den mobilen Client für Notebooks, das Kassenbuch oder die DATANORM-Schnittstelle für den Import von Artikelkatalogdaten. Mit der pro- und premium-Version profitieren Unternehmen von weiteren Arbeitsplätzen und zusätzlichen Serviceleistungen. Die Standardversion selbst lässt sich mithilfe von Cloud-Komponenten erweitern: Hierzu gehören beispielsweise die Online-Datensicherung, ein webbasiertes CRM-Modul und der Internetcheck von Kundenadressen und Umsatzsteuer-IDs.

Die zusätzlichen Features sind sauber in die bestehenden Prozesse integriert, sodass es nicht mehr als ein paar Klicks bedarf, um sie anzustoßen. Lexware financial office stellt aktuelle Geschäftszahlen auch mobil auf Smartphones und Tablets zur Verfügung. Hierfür werden die Informationen in einem halbmanuellen Verfahren zunächst in die „Lexware-Cloud“ geladen und dort aufbereitet. Lexware mobile zaubert daraus per Web-App ansehnliche Business-Grafiken. Umsatzauswertungen, Offene Posten oder Artikelinformationen helfen zum Beispiel dem Außendienst, um sich kurzfristig auf Kundengespräche vorzubereiten. Da die Zahlen zuvor manuell hochzuladen sind, ist Aktualität jedoch möglicherweise eingeschränkt.

Mit Blick auf die Benutzerführung ist financial office übersichtlich gestaltet und einfach zu verstehen. Durchdachte Eingabehilfen und zahlreiche Assistenten reduzieren den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum. Ein gutes Beispiel ist der Assistent in der Lohnabrechnung, der den monatlichen Rechnungslauf zu einer Sache von wenigen Mausklicks macht. Im Bereich der Finanzbuchhaltung gewährleisten Buchungsvorlagen, vorbelegte Aufklappmenüs und der Direktzugriff auf den Kontenstamm die schnelle Verarbeitung. Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist das integrierte Fachportal, das Hintergrundwissen zu allen drei Programmbereichen liefert.

Financial office ist überdurchschnittlich gut ausgestattet. Hersteller Lexware nutzt vor allem in der Warenwirtschaft den geringen Gestaltungsspielraum vorbildlich aus. So können beispielsweise Dienstleistungsbetriebe den Abrechnungsaufwand mit Abo-Rechnungen erheblich reduzieren. Die Neuerungen in der Version 2014 basieren überwiegend auf Gesetzesänderungen: In der Lohnabrechnung ist beispielsweise die Reisekostenreform 2014 umgesetzt. Die Finanzbuchhaltung kann mit einer gelungenen E-Bilanz-Zentrale aufwarten, die den Versand der elektronischen Bilanz in einem Prozess zusammenfasst. Hinter den Kulissen wurden hierfür die Strukturen der vorinstallierten SKR-Kontenrahmen mit der Taxonomie der E-Bilanz verknüpft. Im Bereich der Warenwirtschaft lassen sich Artikel mit wenigen Handgriffen gruppieren, was die Pflege umfangreicher Artikelbestände erleichtert.

Eine weitere wichtige Neuerung betrifft den europäischen Zahlungsraum (SEPA). Hier unterstützt Lexware financial office Anwender bei der Kontenumstellung. Ein Assistent trägt SEPA-relevante Informationen aus den verschiedenen Programmbereichen und übernimmt die Datenkonvertierung. Anders als bei Sage GS-Office ist der umständliche Ex- und Import der Daten nicht erforderlich. Ebenso vorbildlich ist der Wechsel des Lastschriftverfahrens organisiert. Auch hier generiert ein Assistent eindeutige Mandatsreferenzen und die obligatorischen Kundenanschreiben. Die Details der SEPA-Lastschriftmandate werden direkt in der Kundenakte gespeichert.

Unser Urteil: Lexware financial office 2014 ist eine professionelle, vorbildlich ausgestattete Unternehmenssoftware. Die veränderten rechtlichen Rahmenbedingungen sind lückenlos umgesetzt. Wachsende Unternehmen können den Funktionsumfang erweitern oder auf eine größere Version wechseln.

Kaufpreis: 428,28 Euro
Mietpreis: 29,63 Euro pro Monat
Module: Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Mahnwesen
Optionen: plus-, pro- und premium-Version verfügbar
Zielgruppe: ambitionierte Anwender
Urteil: hervorragend
www.lexware.de

Sage GS-Office 2014

Strukturell ähnlich aufgestellt ist Sage GS-Office 2014. Das Komplettpaket ist mit Modulen zu Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Online-Banking ausgestattet – die Lohnabrechnung fehlt. Zusätzlich gibt es einen integrierten E-Mail-Client, einen Terminkalender und eine Aufgabenliste auf der Haben- Seite zu verbuchen.
Auch der Upgrade-Pfad verläuft ähnlich: Die größere Comfort-Version ist mit zwei Arbeitsplätzen ausgestattet. Hinzu kommen sinnvolle Ergänzungen wie Anlagenverwaltung, Budgetrechnung oder das Bestellwesen. Erst die Professional-Version, die drei Arbeitsplätze im Marschgepäck hat, lässt sich mit zusätzlichen Lizenzen individuell erweitern.
Die Benutzerführung von Sage GS-Office 2014 entspricht dem Standard kaufmännischer Lösungen. Die einzelnen Programmbereiche sind wahlweise über die Startseite oder die Navigationsleiste am linken Fensterrand zu erreichen. In der Finanzbuchhaltung senken Automatik- oder Sammelbuchungen den Eingabeaufwand. Etwas starr ist die Belegeingabe der Warenwirtschaft. Hier ist die Positionserfassung in jedem Fall zu beenden, bevor sich der Vorgang abbrechen lässt.
Wenig auszusetzen gibt es beim Funktionsumfang. So sind beispielsweise Stücklisten und Seriennummern bei Einstiegslösungen keinesfalls selbstverständlich. Die Auftragsbearbeitung umfasst Anzahlungen und Reparaturaufträge, doch dafür muss man auf das Bestellwesen verzichten. In Sachen Auswertungen ist GS-Office umfangreich besetzt: Neben Bilanzstandards und etlichen Listen können Anwender auf eine Bankenmappe sowie auf Kostenstellen- und Kostenträgeranalysen zugreifen. Allerdings arbeitet das Berichtswesen immer noch stark druckorientiert. Bislang wird nur ein Ausschnitt der Informationsvielfalt grafisch angeboten. Dafür lässt sich das Statistikmodul auf der Startseite individuell anpassen.

Ebenso wie bei financial office gibt es auch zu GS-Office eine mobile Version. Auch hier stehen vor allem kunden- und artikelbezogene Informationen im Fokus. Die Abteilung „Berichtswesen“ ist allerdings nicht ganz so stark besetzt wie bei Lexware mobile. Insgesamt ist GS-Office mobile ein hilfreiches Add-on, das Mitarbeitern Rückfragen und Kunden Wartezeiten erspart.
Anders als bei Lexware handelt es sich hier um eine native App, die unter iOS und Android läuft. Neu hinzugekommen ist die Windows-8-Version. Unterwegs können Telefonnummern direkt angewählt werden, auf die mobile Datenerfassung muss man hingegen verzichten. Bei den Neuerungen stand die SEPA-Umstellung im Fokus. Checklisten und Musterbriefe unterstützen Nutzer auf dem Weg in den europäischen Zahlungsraum. Ein Konverter wird nicht mitgeliefert. Stattdessen sind die relevanten Daten zunächst zu exportieren, um sie mit Tools von Drittanbietern zu konvertieren und anschließend wieder zu importieren.
Eine andere Neuerung betrifft die Integration des Versandservices von Francotype-Postalia. Dabei werden kaufmännische Dokumente via Internet übertragen – und anschließend vom Dienstleister verarbeitet, frankiert und auf den Postweg gebracht. Die Kosten für den Service sind nicht höher als beim gängigen Briefversand.

Unser Urteil: Sage GS-Office 2014 entspricht den Anforderungen der meisten kleinen und mittelständischen Betriebe. Die Detailtiefe in den Kernbereichen Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Berichtswesen ist durchweg überzeugend. Auch für Einsteiger ist die Software geeignet, auch wenn die Benutzerführung vielleicht nicht ganz an die Eleganz von financial office heranreicht.

Kaufpreis: 355,81 Euro
Mietpreis: 21,42 Euro pro Monat
Module: Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft,
Online-Banking.
Optionen: Comfort- und Professional-Version verfügbar
Zielgruppe: ambitionierte Anwender
Urteil: sehr gut
www.sage.de

WISO Mein Büro 2014

Während man bei financial office und GS-Office bei steigenden Anforderungen auf Upgrades verwiesen wird, verfolgt WISO Mein Büro 2014 eine andere Strategie: Es gibt nur eine Version, die sich dafür aber um 15 Zusatzmodule erweitern lässt. Das hat durchaus Vorteile: Wer beispielsweise als Dienstleister
lediglich eine Projektverwaltung benötigt, bezahlt auch nur für Nutzung dies Moduls. Bei regulären Upgrades werden zumeist weitere Funktionen mitbezahlt, ohne dass hierfür ein Bedarf besteht.
Auf der anderen Seite sind die tatsächlichen Betriebskosten von WISO Mein Büro 2014 erst mühsam zu kalkulieren: Während die Basisversion für ein Jahr gekauft wird, fallen für die Zusatzmodule monatliche Mietgebühren an. Transparenz sieht anders aus. Allerdings ist WISO Mein Büro im Standard großzügig ausgestattet und bei einem Listenpreis von rund 100 Euro geradezu ein Schnäppchen. Der Schwerpunkt liegt auf dem kaufmännischen Bereich, doch schlägt die Software stärker als die Wettbewerber eine Brücke zur Office-Welt.

Neben Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und Einkauf sind in der Grundausstattung auch klassische Office-Funktionen zu finden. Hierzu zählen etwa Textverarbeitung und Terminverwaltung. Genau darin liegt auch der größte Pluspunkt der Software: Die Kundenhistorie listet nicht nur die Belege, sondern nahezu die gesamte Korrespondenz auf. Wer sich darauf einlässt, kann sich eine zusätzliche CRM-Software oft sparen. Angebote und Rechnungen werden auf „Papierformularen“ erfasst. Feldverknüpfungen erlauben dabei einen schnellen Rückgriff auf Kundenadressen, Textbausteine oder Artikeldaten. Der kaufmännische Workflow verwandelt Angebote in Rechnungen. Will man jedoch Aufträge oder Lieferscheine drucken, ist das nächste Zusatzmodul fällig. Mit kundenbezogenen Nachlässen,Skontovereinbarungen, Preislisten oder Mengenrabatten lassen sich zudem individuelle Preisvereinbarungen mühelos umsetzen.

Trotz der insgesamt guten Ausstattung und der flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten im Bereich der Warenwirtschaft ist WISO Mein Büro in der Buchhaltung lediglich mit einer Gewinnermittlung ausgestattet. Für bilanzierungspflichtige Handelsbetriebe kommt die Software daher nicht infrage. Zudem sind Mahnwesen und Online-Banking an Bord. Ähnlich wie bei der Auftragsbearbeitung stößt man jedoch auch hier schnell an Grenzen: Für ein zweites Online-Konto oder die Schnittstelle zum Steuerberater sind Zusatzmodule notwendig. Dafür ist die Buchungsmaske quasi selbsterklärend und auch für Einsteiger beherrschbar. Das Berichtswesen enthält neben einigen druckorientierten Auswertungen auch ein Business Cockpit, das Kennzahlen zu offenen Angeboten, Umsätzen oder Außenständen präsentiert.
Die SEPA-Umstellung gestaltet sich bei WISO Mein Büro zumindest in der Standardversion sehr einfach: Der ausgehende Zahlungsverkehr ist auf SEPA vorbereitet. Für Lastschriften ist hingegen ein Zusatzmodul erforderlich.

Unser Urteil: Angesichts der niedrigen Grundkosten dürfte sich das modulare Konzept für viele Unternehmen rechnen. Dennoch sollte man bei der Marktsondierung den Bleistift spitzen, denn die tatsächlichen Nutzungsgebühren können durchaus auf mehr als das Doppelte steigen. Abgesehen davon weiß die Software mit einer durchaus gelungenen Oberfläche und einer durchdachten Anwenderunterstützung zu gefallen.

Preis: 94,95 Euro
Module: Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft,
Online-Banking, Kassenbuch, Office,
Anlagenverwaltung.
Optionen: 15 verschiedene Zusatzmodule verfügbar
Zielgruppe: Einsteiger
Urteil: gut
www.wiso-software.de

Fazit

Sieger nach Punkten im Vergleichstest ist Lexware financial office 2014. Die kaufmännische Software punktet nicht nur mit einer gediegenen Oberfläche, sondern glänzt auch mit der besten Anwenderunterstützung. Gleiches gilt für den Funktionsumfang. Keine der beiden anderen Programme hat mehr zu bieten. Qualität hat allerdings ihren Preis. Dass financial office auch hier ganz oben auf dem Treppchen steht, ist kaum überraschend. Unternehmen, die auf die Lohnbuchhaltung verzichten können, finden in Sage GS-Office 2014 eine fast gleichwertige Alternative. Auch wenn die Software im Detail betrachtet nicht ganz so elegante Lösungsansätze bietet wie der Testsieger – siehe beispielsweise die SEPA-Umstellung.
Da WISO Mein Büro 2014 ausschließlich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung beherrscht, sind die Einsatzmöglichkeiten begrenzt. Die Mischung aus kaufmännischen Funktionen und Office-Welt ist jedoch absolut praktikabel. Kleinbetriebe sparen sich damit die Investition in zusätzliche Software. Das Bezahlmodell dürfte sich für viele Unternehmen rechnen, auch wenn man nicht umhinkommt, für Zusatzmodule noch einmal in die Tasche zu greifen.

(Quelle: Business&IT/Björn Lorenz)

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