Reisekostenabrechnung fürs Inland: So berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand für 2017

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Welche Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand lassen sich bei Dienst- und Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands ansetzen? Und was ist bei der Abrechnung von Reisekosten in 2017 noch zu beachten? Hier finden Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand sind die Mehrkosten, die man zu tragen hat, wenn man sich beruflich veranlasst außerhalb von Wohnung und erster Arbeitsstätte aufhält und deshalb nicht so günstig wie zu Hause essen und trinken kann.

Dieser Verpflegungsmehraufwand ist, wenn er nicht vom Arbeitgeber erstattet wird, steuerlich als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG) absetzbar. Das geschieht idR durch Pauschbeträge.

Nicht zum Verpflegungsmehraufwand gehören die Kosten von Übernachtungen und anderen Aufwendungen anlässlich einer Dienst- oder Geschäftsreise. Diese können also zuästzlich als Reisekosten geltend gemacht werden.

Wie hoch ist der pauschalisierte Verpflegungsmehraufwand in Deutschland?

Bei Dienst- und Geschäftsreisen in Deutschland gelten die folgenden Verpflegungspauschalen:

Höhere tatsächlich belegte Mehrausgaben können nicht steuerlich angesetzt werden. Der Einzelnachweis ist also ausgeschlossen.

Maßgebend bei der Ermittlung der Abwesenheitsdauer ist die Dauer der beruflichen Abwesenheit von der Wohnung bzw. der Arbeitsstätte. Die Entfernung spielt keine Rolle.

Der Verpflegungsmehraufwand gilt auch an Sonn- und Feiertagen.

Kein Verpflegungsmehraufwand ohne regelmäßige Tätigkeitsstätte

Wer Verpflegungsmehraufwand (ohne generell Reisekosten) geltend machen will, der braucht eine sogenannte erste Tätigkeitsstätte. Wer z.B. als Springer an mehreren Orten eingesetzt ist, für die ist die häufigste Tätigkeitsstätte die erste. Lässt sich das nicht feststellen, dann ist die der Wohnung nächstgelegene die erste.

Die Dreimonatsregel und ihre Ausnahme

Beruflich bedingte Reisen dürfen höchstens drei Monate dauern. Dauern sie länger, dann sieht der Fiskus die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue regelmäßige Tätigkeitsstätte an. Die Drei-Monats-Frist beginnt neu zu laufen, wenn man für wenigstens vier Wochen auf seinen alten Arbeitsplatz zurückgekehrt ist.

Wird die Auswärtstätigkeit an höchstens zwei Tagen in der Woche ausgeübt, dann gilt die Dreimonatsregel nicht und der Verpflegungsmehraufwand kann unbegrenzt geltend gemacht werden.

Bei Essen muss gekürzt werden

Erhält der Arbeitnehmer freie Mahlzeiten vom Arbeitgeber, dann muss er die Höhe des Verpflegungsaufwands anteilig kürzen.

Für ein Frühstück ist die Pauschale um 20 Prozent zu kürzen, für Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent.

Beispiel: Für ein in der Übernachtung enthaltenes Hotelfrühstück sind 20 Prozent abzuziehen. Bei der 24-Euro-Pauschale in Deutschland also 4,80 Euro. Das gilt sogar, wenn das Frühstück zwar gebucht, aber nicht eingenommen worden ist.

Für Mittagessen und Abendessen sind jeweils weitere 40 Prozent vom Verpflegungsmehraufwand zu kürzen, also jeweils 9,60 Euro.

Das gilt aber nur, wenn sie vom Arbeitgeber bezahlt werden. Wer z.B. bei einem Geschäftsessen von Dritten eingeladen wurde, muss nichts abziehen.

Wer im Flugzeug eine komplette Mahlzeit erhält, der muss sich die ebenfalls anrechnen lassen. Das gilt jedoch nur für wirkliche Mahlzeiten. Snacks wie Chips, Müsliriegel oder Sandwich führen nicht zur Kürzung der Verpflegungspauschale.

Der Arbeitgeber muss sich nicht an die Pauschalen halten

Entgegen landläufiger Meinung sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschalen für ihre Reisenden zu bezahlen. Für den Arbeitgeber sind die vom Bundesfinanzministerium vorgegebenen Spesensätze die Höhe des Betrags, den er selbst steuerlich geltend machen kann, wenn er Verpflegungsmehraufwand für seinen Mitarbeiter bezahlt. Die meisten Unternehmen verwenden deshalb dieselben Pauschalsätze, aber grundsätzlich sind sie frei,  weniger, mehr oder gar nichts zu zahlen. Eine Ausnahme besteht nur, wenn die Zahlungen tariflich geregelt sind.

Was der Arbeitgeber nicht zahlt, kann man von der eigenen Steuererklärung absetzen

Wenn der Mitarbeiter seinen Verpflegungsmehraufwand nicht oder nicht vollständig vom Arbeitgeber ersetzt bekommt, dann kann er die Differenz zur Verpelgungsmehraufwandspauschale in seiner eigenen Steuererklärung geltend machen. Zahlt das Unternehmen gar keine Spesen, dann kann also der vollen Satz abgesetzt werden.

Fürs Ausland gelten andere Spesen

Für Geschäftsreisen ins Ausland gilt ein anderer Verpflegungsmehraufwand als bei Dienstfahrten im Inland. Dasselbe ist auch bei den Übernachtungen der Fall. Zum Teil unterscheiden sich die Sätze sogar sehr deutlich. Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschbeträge für Business-Trips ins Ausland jedes Jahr an. Für 2017 hat es die Spesensätze in immerhin 49 Ländern und Landesteilen geändert. Neue Spesen gelten beispielsweise für China, die USA und Russland.

siehe Artikel: Das sind die Pauschbeträge für Auslandsreisen 2017

20 Euro in Deutschland: Auch die Übernachtungskosten lassen sich pauschalisieren.

Übernachtungskosten werden üblicherweise mit Hotelrechnungen belegt. Diese muss ggf. um ein enthaltenes Frühstück (siehe oben) gekürzt werden.

Wer keine Hotelrechnung vorweisen kann, weil er z.B. privat gewohnt hat, der kann auch für die Übernachtungskosten eine Pauschale ansetzen. Sie beträgt in Deutschland 20 Euro.

(hwr)