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Zahlungsmethoden: Schwachstellen Kreditkarte und Spesenabrechnung

Reisekosten Abrechnung
Zettelwirtschaft ade: Mit modernen Reisekosten-Apps gelingt die Abrechnung im Handumdrehen. Foto: Istock/Eleganza

Einer Umfrage des Geschäftsreiseportals BCD Travel zufolge gehört die zeitaufwändige Reisekostenabrechnung zu den größten Schmerzpunkten einer Dienstreise. Zugleich erweist sich der Einsatz von Kreditkarten als riskant.

BCD Travel wollte wissen, wie gegenwärtig auf Geschäftsreisen bezahlt und abgerechnet wird. Hintergrund ist das eigene virtuelle, cloudbasierte Bezahlungsystem BCD Pay. Befragt wurden 1349 Business Traveller. Das Resultat belegt, dass die Kreditkarte immer noch das geläufigste Zahlungsmittel ist, um Rechnungen zu begleichen.

Die meisten bezahlen noch mit Kreditkarte

So verwenden 79 Prozent der Geschäftsreisenden eine Firmenkreditkarte, 26 Prozent ihre persönliche Karte sowie 12 Prozent Bargeld. In 16 Prozent der Fälle werden Dienstleistungen wie Hotels etc. direkt vom Unternehmen per Überweisung oder Lodge-Karten bezahlt.

Dabei erweisen sich Kreditkarten als unsicher. Jeder sechste der Umfrageteilnehmer gab an, dass er schon einmal Opfer eines Betrugs geworden ist, und dies trotz Vorkehrungsmaßnahmen. Die sogenannte virtuelle Kreditkarte wird nur von einem Prozent bereits eingesetzt, obwohl über ein Viertel der Dienstreisenden die Zahlungsmethode kennt.

Zu den Herausforderungen auf einer Reise gehört zudem für Betroffene die Einhaltung der Erstattungsrichtlinien (29 Prozent), gefolgt von der Zahlung von Reisekosten aus eigener Tasche (20 Prozent) und der Notwendigkeit, über Bargeld in der Landeswährung zu verfügen (20 Prozent).

Pain Point Zettelwirtschaft

Noch nerviger erweist sich die Spesenabrechnung. Mehr als die Hälfte der Befragten finden den Zeitaufwand für die Erstellung von Abrechnungen (63 Prozent) problematisch. Allein das Sammeln von Papierbelegen (54 Prozent), von Belegen in verschiedenen Formaten (52 Prozent), das Aufbewahren von Belegen nach Beendigung der Reise (51 Prozent) und das Erfassen komplexer Kategorien wie Hotelübernachtungen mit separat bezahlten Mahlzeiten und anderen Nebenkosten (50 Prozent) erweisen sich als Hürden bei der zügigen Spesenabrechnung.

Gut finden die Befragten folglich alles, was den Abrechnungsprozess automatisiert. Wie zum Beispiel Reisebelege, die automatisch an die Reisekostenabrechnung angehängt werden (76 Prozent), Reisekostenabrechnungen, die bei der Buchung der Reise automatisch mit den Reisedaten vorausgefüllt werden (67 Prozent).

(thy)

 

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