Spesenabrechnung: Ist ein Bier am Abend auf Firmenkosten erlaubt?

Oktoberfest: Oans, zwoa, g'suffa Foto: Nikada

Ob Dienstreisende das Glas Wein oder Bier abrechnen dürfen, hängt stark vom Anlass und der Firma ab. Klare Reiserichtlinien helfen Missverständnisse zu vermeiden, aber gewisse Ermessensspielräume bleiben.

Wer reist, der isst und trinkt. Ob es auch alkoholische Getränke sein dürfen, ist ausnahmsweise einmal nicht gesetzlich vorgeschrieben. Im deutschen Arbeitsgesetz ist der Genuss von Alkohol am Arbeitsplatz sowie auf einer Geschäftsreise auf jeden Fall nicht geregelt. Das heißt, wenn der Arbeitgeber keine ausdrücklichen Regeln in den Reiserichtlinien formuliert hat, dann ist das Thema reine Ansichts- und Ermessenssache. Unstimmigkeiten zwischen Unternehmen und Mitarbeitern sind dann oft nicht ausgeschlossen.

Beispiel Nummer eins: Alkohol gehört zum Verpflegungsaufwand

Für den Konsum von alkoholischen Getränken auf Dienstreisen gibt es keine rechtliche Sonderregelung und deswegen gibt es in diesem Fall keine Probleme. Getränke gehören grundsätzlich zum Bereich des leiblichen Wohls und dem Verpflegungsmehraufwand entsprechend den gesetzlich festgelegten Pauschbeträgen ist es egal, ob es sich dabei um Bier oder Mineralwasser handelt.

Beispiel Nummer zwei: Reisezeit ist nicht automatisch Arbeitszeit

Die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit verlaufen auf Geschäftsreisen nicht immer eindeutig und sind manchmal fließend. Ein typischer Grenzfall ist die An- und Rückreise per Bahn. Selbst wenn die Zugfahrt vom Unternehmen bezahlt wird, ist die Reisezeit nicht automatisch Arbeitszeit. Dienstreisende können nach eigenem Ermessen entscheiden. Ist die Zeit privat, dann geht das Bier auf eigene Kosten, ist es Arbeitszeit, dann bestimmt der Arbeitgeber bzw. die Reiserichtlinie, was getrunken und abgerechnet werden darf.

Beispiel Nummer drei: Alkohol aus der Minibar

Wer sich nach getaner Arbeit abends  allein im Hotelzimmer noch was Kühles aus der Minibar holt oder einen Absacker an der Bar genießt, tut dies als Privatperson. Diese zusätzlichen Kosten gehören nicht mehr zur Verpflegung im engeren Sinn. Die Erklärung aus Sicht des Arbeitgebers ist dabei ganz logisch: Parkplatzgebühren oder die Kosten für das Internet zählen zu den notwendigen Aufwendungen für den Job und damit zu den Reisenebenkosten. Der Drink an der Bar ist jedoch reine Privatsache und muss aus eigener Tasche bezahlt werden.

Beispiel Nummer vier: Geschäftsessen – eine Frage der Verhältnismäßigkeit

Eine erfolgreiche Kundenakquise oder gar ein Geschäftsabschluss müssen gebührend gefeiert und begossen werden. Wein und Champagner zum mehrgängigen Menü und hinterher ein Digestif dürfen schon sein. Ob es hinterher Ärger mit dem Finanzamt wegen des hohen Alkoholkonsums gibt, ist eine Frage der Verhältnismäßigkeit. Vier Personen und vier Flaschen Wein lassen sich schwerer erklären als zwei Gläser pro Kopf. Um ein Geschäftsessen steuerlich mit maximal zu 70 Prozent absetzen zu können, muss mindestens eine betriebsfremde Person am Mahl teilnehmen. Zudem muss für jede Rechnung über 150 Euro ein Bewirtungsbeleg vorgelegt werden.

(thy)

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