Vor allem bei der Organisation eines Trips kann Künstliche Intelligenz (KI) viel Zeit ersparen. Statt selbst zu planen, suchen und kontrollieren, erledigt das die entsprechende KI-Software viel effizienter.
Laut einer SAP-Concur-Studie sind für viele deutschsprachige Mitarbeiter Geschäftsreisen nicht nur bereichernd, sondern auch entscheidend für die berufliche Entwicklung (65 Prozent). Allerdings ist mit jedem Trip ein hoher Verwaltungsaufwand verbunden. Die sechste Global Business Travel Survey (2024) von SAP Concur zeigt, dass 84 Prozent der Reisenden in der DACH-Region für mindestens einen Teil ihrer Geschäftsreisen vorab eine Genehmigung benötigen und zugleich Reisen in den Firmen immer stärker kontrolliert wird (70 Prozent). Künstliche Intelligenz kann dabei in drei Bereichen assistieren, Reisen in kürzester Zeit zu planen und zu genehmigen.
Wer eine Geschäftsreise plant, verbringt in der Regel mehrere Stunden mit der Recherche: Zwischen Hotelauswahl, verschiedenen Transportmitteln und individuellen Präferenzen sind zahlreiche Aspekte zu bedenken. KI-gestützte Assistenten nehmen Reisenden diese Arbeit ab. Sie erstellen detaillierte Reisepläne und berücksichtigen dabei persönliche Wünsche – von der Flugklasse über die Anzahl der Zwischenstopps bis hin zur Hotelkategorie. Und je häufiger die Assistenten mit persönlichen Daten trainiert werden, desto schneller gelingt ihnen die individuelle Reisebuchung.
Normalerweise wandern Reisepläne zwischen Mitarbeitern und Reiseresort mehrmals hin und her, bis alles den Budget- und Richtlinienvorgaben entspricht. Künstliche Intelligenz kann das verfügbare Budget und die Unternehmensrichtlinien bereits bei der Reiseplanung berücksichtigen und so den Genehmigungsprozess beschleunigen. Reisen können so zeitnah gebucht und gestiegene Preise aufgrund langer Wartezeit vermieden werden. Die Nachfrage für solche Lösungen ist hoch: 96 Prozent der Reisenden im DACH-Raum sind laut Global Business Travel Survey offen für KI-gestützte Buchungsoptionen. Allerdings wünscht sich die Mehrheit, dass sie dabei von ihrem Unternehmen unterstützt wird (92 Prozent), da sie noch unsicher im Umgang mit den intelligenten Lösungen sind.
3. Ausgabenmanagement: Präzise Preisprognosen, schnelle Spesenerstattung
Belege erfassen, Ausgaben kategorisieren und Abrechnungen erstellen – das hat früher viel Zeit gekostet. Heutzutage erledigen das größtenteils intelligente Technologien weitgehend automatisch. Das vereinfacht nicht nur den gesamten Abrechnungsprozess, sondern beschleunigt auch die Erstattung der Reisekosten. Der Trend geht dahin, dass künftig individuelle Nutzerdaten und Branchenkennzahlen noch präzisere Kostenprognosen und maßgeschneiderte Reiseempfehlungen ermöglichen werden.
(thy)
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