Business Events in Zukunft: Präsenzformat, Hybridveranstaltung oder Öko-Event?

Frontale Präsenzformate verlieren an Zugkraft Foto: iStock/kasto80

Das Fraunhofer-Institut hat untersucht, wie sich Business Events verändern könnten. Dazu wurden drei Szenarien entworfen, um potenzielle Veränderungs-Faktoren bei geschäftlichen Veranstaltungen aufzuzeigen.

Die Pandemie hat zwar geschäftliche Zusammenkünfte jeglicher Art und Größe komplett auf den Kopf gestellt, aber zugleich eines sehr deutlich bewiesen: Business Events bleiben ein wesentliches Instrument, um komplexe Sachverhalte zu lösen und wichtige Impulse in Wirtschaft, Gesellschaft und Politik zu setzen. Kurzum, ohne Geschäftsveranstaltungen läuft wenig im Wirtschaftsleben.

Die Mutationen des Ökösystems Business Event

Bereits 2015 hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und das GCB German Convention Bureau e. V. begonnen, im Innovationsverbund „Future Meeting Space“ Handlungshilfen für die Veranstaltungslandschaft zu entwickeln. Angesichts des Katalysators Corona hat sie jetzt die Studie „Ökosysteme im Wandel – Zukunftsszenarien für Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation“ herausgebracht.

Dabei hat das Forschungsteam die Szenario-Methode angewandt und über 60 Einflussfaktoren in zehn Handlungsfeldern genauer betrachtet. Herausgekommen sind drei Szenarios, die in Bezug auf neue Technologien, Mobilitätsformen sowie die Flexibilisierung der Arbeitswelt das Ökosystem von Veranstaltungen neu gestalten.

Szenario 1: „Tried and trusted – renaissance of the real”

Das erste Szenario beschreibt die Rückkehr zu den „guten, alten Zeiten“ in der Arbeitswelt mit stabilen Organisationsstrukturen, wenig Flexibilität und einem traditionellen Wertesystem. Nach Corona sinkt der Anteil virtueller und hybrider Events, während klassische Veranstaltungsformate ein Comeback erleben. Sowohl Veranstaltende als auch Teilnehmende fordern die bereits in der Vergangenheit üblichen frontalen Präsentationen mit einem hohen Informationsanteil ein.

• Interaktive Formate und kreative Workshops mit experimentellem Charakter werden punktuell und bei bestimmten Zielgruppen und Themenbereichen eingesetzt. Von der Eventkonzeption über die Durchführung bis zur Auswertung folgt alles klaren Strukturen und Richtlinien.

• Die Formate sind durch einen hohen und stetig steigenden Anteil an Netzwerk- und Pausenzeiten gekennzeichnet, weil das gesamte Eventkonzept die Begegnung in den Fokus der Veranstaltung stellt. Virtuelle Formate und hybride Veranstaltungen bleiben Randerscheinungen.

• Für diese Art von Business Events sind Allround-Manager mit 360-Grad-Blick gefragt, um die zentralen, multikomplexen Veranstaltungsorte zu managen und sich auf das Planen und Durchführen bekannter konventioneller Veranstaltungen zu konzentrieren. Allerdings kommen auch konventionelle Veranstaltungen nicht mehr ohne neueste Technologie aus. Sie wird eingesetzt, um über Trackingsysteme und biometrische Erkennungssysteme die Sicherheit der Veranstaltungen zu gewährleisten und zugleich eine verbesserte Datenanalyse von Kundendaten zu ermöglichen.

Szenario 2: „Diverse and flexible – the global community”

Gegenüber Szenario 1 wird die Pandemie als Chance wahrgenommen, die Zukunft anders zu gestalten. Der Arbeitsalltag ist geprägt von hoher Flexibilität, Home-Office und kurzzeitigen projektbezogenen Zusammenschlüssen. Das Wertesystem ist geprägt von der Globalisierung, der Verschmelzung von Privat- und Berufsleben, neuen Alltags- und Arbeitsstrukturen (Stichwort: Workation!). Der feste Arbeitsplatz im Büro wird obsolet.

• Das hat einschneidende Folgen auf Business Events. Gefragt sind nun nicht große, isolierte Veranstaltungs-Locations, sondern multifunktionale, originelle Orte, die temporär genutzt werden können und zentral liegen. Denn die Pandemie hat gezeigt, dass Vorträge und Wissensweitergabe gut virtuell zu bewerkstelligen sind. Der Netzwert und das gemeinsame Erleben sind jedoch nicht digital abzubilden. Wenn sich also Teilnehmende analog treffen, dann um zu netzwerken und gemeinsame Zeit zu verbringen. Socializing wird also der wichtigste Grund eines Veranstaltungsbesuchs.

• Veranstalter müssen folglich Formate entwickeln, die Menschen zusammenzuführen. Um eine unkomplizierte Teilhabe aller zu ermöglichen, entstehen neue modulartige Workshop-Formate, die je nach persönlichem Interesse, den Erwartungshaltungen der Teilnehmenden und dem gewünschten Output unterschiedlich zusammengesetzt werden können.

• Da Events nicht mehr an einen Ort gebunden sind, entstehen weltweite Kooperationen mit anderen Locations und unterschiedlichsten Branchen. Räumlich verteilte Multi-Site-Events werden zum Massenphänomen und ermöglichen einen grenzenlosen Wissenstransfer. Hybride Events werden zum Standard.

• Vor allem sogenannte Interface Manager, Tech-Trendscouts und Hybrid-Experten werden in schicken Pop-up-Locations Events organisieren. Auch das Interesse an Fachpersonal mit KI-Expertise oder VR-AR-Kompetenzen wird zunehmen.

Szenario 3: „Green and aware – the net zero society”

Das dritte Szenario ist von einem ausgeprägten Gesundheitsbewusstsein und ökologischem Handeln geprägt. Im Rahmen dieses Kulturwandels entsteht eine neue Sinn-Ökonomie: Die wirtschaftlichen Werte orientieren sich zunehmend an den Trendthemen der Nachhaltigkeit und des Gemeinwohls. In Unternehmen jeder Branche und Größe steht nachhaltiges Handeln an erster Stelle.

• Eventgäste erwarten daher authentische und ganzheitliche Nachhaltigkeitskonzepte vom Catering bis zur Gestaltung des Veranstaltungsorts. Bei der Wahl des Event-Formats steht die Reduzierung auf das Wesentliche im Vordergrund: nur notwendige Tools und Möblierung statt exklusiver und aufwendiger Umsetzung. Entwicklungs- und Kreativworkshops in Kleingruppen gewinnen an Bedeutung, teils virtuell, teils komplett analog. Überschaubare Eventgrößen in natürlicher, einladender Atmosphäre, bewegungsreiche Formate, lange Zeitslots und bewusste Erholungsphasen sind das Resultat.

• Teilnehmende verlangen die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten. Zum Beispiel  steht die Nutzung regionaler Produkte beim Catering sowie nachhaltige Mobilitätsmittel bei der Planung und Durchführung von Events im Mittelpunkt.

• Grundsätzlich werden ökologisch handelnde Unternehmen geschäftlich bedingte Reisen immer nur dann gestatten, wenn der Mehrwert des Trips größer ist als ein virtuelles Treffen. Das stellt die Veranstalter von Business Events vor die Herausforderung, nahtlose Schnittstellen zwischen analogen und virtuellen Events zu bieten, um jede Art von Teilnahme zu ermöglichen.

• Gefragt sind neben Interface Manager und Hybrid-Experten also auch Experten im  Sustainability-Eventmanagement, ein noch junges Themenfeld, das sich um eine Ausrichtung von Veranstaltungen im Sinne der Nachhaltigkeit und des umweltbewussten Verhaltens kümmert.

Lesen Sie die ganze IAO-Studie als PDF

(thy)

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