Der richtige Bewirtungsbeleg: So rechnen Sie Geschäftsessen korrekt ab

Wer mit Geschäftspartnern essen geht, der benötigt einen korrekten Bewirtungsbeleg, damit es bei späteren Betriebsprüfungen nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt. Auf diese Essentials müssen Sie dabei besonders achten:

Belege unter 250 Euro

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen „Kleinbetragsrechnungen“ (seit 1.1. 2017 bis 250 Euro, davor bis 150 Euro) und einer gewöhnlichen Rechnung (Rechnungsbetrag über 150/250 Euro). Für erstere gelten vereinfachte formale Anforderungen. Diese sind:

• Der Beleg muss vom Gastwirt maschinell erstellt sein. Eine händische Rechnung ist also nicht zulässig.
• Der Beleg muss Ort und Datum der Bewirtung, Name und Anschrift des Lokals enthalten
• Die verzehrten Speisen und Getränke müssen genau aufgeschlüsselt und bezeichnet sein. Eine allgemeine Quittung über „Speisen und Getränke“ reicht also nicht aus.

Die folgenden Angaben müssen Sie selbst – handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem angehefteten Blatt ergänzen:

• die Namen aller Bewirteten einschließlich Ihres eigenen Namens!
• Anlass: Jede Bewirtung muss einen geschäftlichen Anlass haben. Möglich sind Projektbesprechungen mit Kunden, erlaubt ist aber auch ein Anbahnungsgespräch mit einem potenziellen Auftraggeber. Projekt oder Anbahnung müssen aber stets konkretisiert werden. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Projektbesprechung“ sind nicht ausreichend.
• Datum und Ort der Bewirtung (kann entfallen, wenn bereits aus dem Bewirtungsbeleg des Restaurants ersichtlich)
• Unterschrift des Bewirtenden (also Ihre Unterschrift)

Ab 250 Euro Rechnungssumme sind zusätzliche Angaben erforderlich:

• Bei Bewirtungsbelegen über 150 Euro ist der Rechnungsempfänger, also Ihre Firma, schon vom Gastwirt einzutragen. Achtung: Sie dürfen als Bewirtender nicht selbst den Namen Ihrer Firma ergänzen. Das darf nur der Gastwirt selbst oder eine Bedienung.
• Die Steuernummer des Gastwirts ist erforderlich
• Ebenso eine fortlaufende Rechnungsnummer des Gastwirts
• Nicht vergessen werden dürfen das Datum der Rechnung und das Leistungsdatum. Der Aufdruck, dass das Rechnubgsddatum auch Datum des Leistungszeitpunktes ist, reicht aus.
• Nettobetrag, angewendeter Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag.

Tipp: Trinkgeld dazu schreiben

Lassen Sie sich das Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg vom Kellner bestätigen. Dann können Sie auch das Trinkgeld als Betriebsausgaben geltend machen. Alternativ erstellen Sie fürs Trinkgeld einen Eigenbeleg mit Angaben der Summe.

Private Beteiligung

Absetzen lassen sich beim Geschäftsessen nur 70 Prozent der Bewirtungskosten. Die anderen 30 Prozent müssen privat von Ihnen (oder Ihrer Firma) getragen werden. Bei einer reinen Mitarbeiterbewirtung können dagegen 100 Prozent steuerlich geltend gemacht werden. Geschäftsessen und Mitarbeiterbewirtung sollten also in der Buchführung getrennt gebucht werden.

Die Vorsteuer

Die Vorsteuer können Sie dagegen in voller Höhe ziehen. Deshalb bucht man üblicherweise den Bewirtungsbeleg unterm Jahr zunächst zu 100 Prozent in die Buchführugn ein und zieht dann erst beim Jahresabschluss pauschal 30 Prozent der Bewirtungskosten ab.

(hwr)

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